株式会社ビジュアル・プロセッシング・ジャパン

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アールビバン株式会社様


アールビバン株式会社
営業部 媒体統括グループ
マーケティング担当 湯澤 龍典 様
営業部 催事運営グループ
制作担当 桧山 祥吾 様
アールビバン株式会社

社内制作業務の効率化と売上拡大を実現するデジタルアセット管理

-社内外の関係者が自由にデータを検索・取得可能なプラットフォームを構築-

■CIERTO導入の背景
アールビバン株式会社は展示会やアートイベント開催などによる絵画の販売・プロモーションや、日本・世界各国のアーティストの発掘、プロデュースなどのアート関連事業を展開しています。同社の制作チームでは、イベントや販売会・展示会への集客を目的にパンフレットやチラシ、CM、Web、交通広告など様々な販促物を制作しています。同社では30名以上の作家の作品を取り扱っており、管理している作品数は1万点を超えます。CIERTO導入以前同社では、社内の共有ファイルサーバーで絵画のデータを保管していましたが、容量の問題から外付けHDに保管しているものもありデータが散在していました。データの保管場所は媒体制作担当しか把握できていない状態だったため、他部署からのデータ共有依頼の際には、都度該当のデータを探してきてファイル便やメール添付で送付していました。
「せっかく計画を練って販促物制作を進めていても、データ共有の依頼などが作業の途中に入り込んでしまうことで本来の制作作業が止まってしまう状況でした。また、データの保管先が社内共有サーバーや外付けHDなので社外からデータを取得することもできず、土日にデータ共有の依頼があった時にはその対応のためだけに出社することも多々ありました。そうした課題があった中、展示会で「CIERTO」のことを知り、システム導入の検討が始まりました。」(檜山様)
■システム選定ポイント
「絵画の販売では絵柄が明確な場合は過去の作品や展示会場に置いていない作品を購入頂くケースもあるため、原画や過去の作品データも全て管理しておく必要があります。そのため、取り扱う商品数はとにかく膨大な量であるにも関わらずデータ登録のルール化がされておらず”海のような状態”で保管されていたため、どのデータがどこにあるかは我々しか把握できていない状況でした。データをクラウド上で管理することで急遽データ共有依頼が発生した際もいつでもどこからでもデータを検索して取得できるようになる点が魅力的でした。紙媒体で使用した素材をWeb用に変換して使用するケースも多いのですが、これまではIllustratorなどのアプリケーションが入っているPCも限定されているため、他部署からのWeb用フォーマットへの変換依頼は必ず我々が間に入り手作業で対応する必要がありました。CIERTOがあればIllustratorなどのクリエイティブデータをアプリケーション無しにWebブラウザ上でプレビュー表示でき、必要なデータのフォーマットやサイズを変換してダウンロードできるようになるので作業効率向上が見込めると思いました。
それだけでなく、CIERTOでデータをプレビュー付きで一元管理し関係者のアクセス権限などを設定をすることで、他部署や社外の関係者が各自で必要なデータを取得できるようになれば、データ受け渡しで生じていた余剰な工数や提供までのタイムラグもなくなり、各々の業務のスピードアップも期待できると思いました。我々の業務は社外の取引先と連携を取りながら進行するため、社内外のデータ共有がスムーズに行える仕組みの導入により業務の効率化が図れることへの期待は大きかったです。」(湯澤様)
■運用方法
同社では、営業部や商品部、制作会社、印刷会社などの社内外の関係者が自由に必要なデータを検索して取得・活用できる状態への準備を行っており、今後の本格運用の一つとして、版権管理体制のシステム化も進めています。これまでは絵画データの使用可否を判断できる担当者が限られており、実際に使用許諾を確認する際には複数の絵柄データを印刷して担当に渡し選定してもらうといったアナログなフローでした。今後は個人に依存した管理体制から脱却して画像データと版権情報を紐付けて管理し、使用できないデータに対して使用禁止の「透かし」を表示させてダウンロード制限を行える運用を計画しています。
「データ管理の土台が整ったら、雑誌の分野にも範囲を拡げてCIERTOを活用していきたいです。雑誌には良い情報や写真が掲載されていることが多く、今は完成した雑誌を見て”このデータが欲しい”と依頼がくることが多いので、今後は誌面用のデータをCIERTOに登録してもらうことで、雑誌の制作中から素材データを使えるようにしていきたいです。そうすることで雑誌の完成を待つ必要が無くなり、多媒体への掲載もタイムリーに行えるようになると思います。InDesignのリンク画像を一覧表示できる機能を活用し、プレビューを確認して必要なデータを変換して取得できるようになることでデータの再利用も効率的に行えると期待しています。」(檜山様)
■導入効果
「CIERTOは、社内の制作業務の効率化や経費削減だけでなく、売上の拡大にも活用できています。展示会で絵画を販売する際、1つのイベントに全ての絵柄を入れることはできないため、お客様から”昔欲しかった作品があり、●●というタイトルの作品なのだけれども、御社にはないか?”という要望があった際には冊子やカタログでご要望のあった作品を探し、商談を進めることもあります。しかし、全ての作品をカタログに掲載することはできないため、展示会場に用意されているカタログに求める絵柄が載っていなければそこで販売の機会は終了してしまいます。CIERTOに全ての作品のデータが登録されれば、営業社員が手元のiPadを使って属性情報から作品を検索し、その場で絵柄をプレビュー表示してお客様に見せることができるようになり、サイズなどの情報もその場で確認することができます。絵柄を見て、「これだ」と、お客さまが納得した上で、絵画の購入を決断することができます。
次々に新しい作品が出て商品数は増える一方なのでカタログや冊子を作ってもきりがありません。また、多くの情報を掲載しようとするとカタログもどんどん分厚くなってしまい全国の展示会に毎回運ぶことは難しく、対応するためには制作・印刷・運搬などの余剰コストや手間も発生してしまいます。展示会場で紙媒体ではなくCIERTO上のデータでお客様に情報を見せる形に変えることで、いつでも最新の情報を提供することが可能になります。あわせてこれまで冊子の制作にかかっていたコストをノベルティの制作に回すことができるため、ノベルティを充実させてお客様の来場を 増やすことができます。このように、データをCIERTOに登録しておくだけでもこうしたメリットが出ており、システムに利用料をかけてでもCIERTOを使うことで、弊社の売り上げやお客さまの喜びに繋がる可能性は格段に上がったと思います。」(湯澤様)
■今後の展望
「当社には、”何かを思いついたら、良いと思うことはどんどんやっていこう!”という社風があり、効果が出そうであれば新たな施策を積極的に取り入れたり、スケジュールを前倒しにして制作したりとスピーディに業務が進んでいます。そのため、データ管理やワークフローがこれまでのようなアナログな体制のままでは、今後新しいことにチャレンジしたくても物理的に業務がまわらずに選択肢を取れなくなるということも予想できます。全てのデータがCIERTO上に集約されてWeb上で即座にデータを確認できることでデータの検索や取得に手間取ることがなくなり業務のスピード感をあげることもできると期待しています。次々に新作が出て今後もデータが増え続けていくので、早いタイミングで全ての情報を一元管理して整理していくことで、会社全体としての生産性向上につなげていきたいです。」(湯澤様)
アールビバン株式会社について http://www.artvivant.net/
アールビバン株式会社は『絵を通じて一人でも多くの人々に夢と希望をもたらし、豊かな生活文化へ貢献する』という理念の元にアート関連事業を展開しており、国内最大級のアートイベントや年間で約200会場における展示会を開催し絵画やアートグッズの販売を行っています。作家の発掘・育成からプロデュース、作品の開発、契約、仕入れ、額装、お客様への販売、納品、アフターサービスまでを自社で管理・運営できる、業界唯一の一貫システムを採用しており、価値ある作品をリーズナブルなプライスでお客様に提供しています。
関連リンク
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