株式会社ビジュアル・プロセッシング・ジャパン

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株式会社 研文社様


株式会社 研文社
開発本部課長 大矢 忍 様
開発本部ソリューション部
係長 関 真一 様
株式会社 研文社

制作業務効率化と顧客視点でのサービス展開を目指して

ターボサーバーを制作コミュニケーションプラットフォームへ

<1>ターボサーバー導入の背景
株式会社研文社は、商業印刷から出版印刷、デジタルコンテンツ制作、ビジネスフォーム印刷と幅広く事業を展開する総合印刷会社です。同社ではターボサーバーの導入以前、ファイルサーバーによるデータ管理や転送サービスを使用したデータ配信を行っていましたが、業務効率化やセキュリティ強化の面からデータの管理・共有体制の改善が検討されていました。
「例えば製造業のお客様のカタログ制作業務では、パーツ素材や製品画像など膨大な数のファイルを使用します。販売会社や部品業者など複数の関係者が携わるため、それらのコンテンツにいち早くアクセスできることが求められます。このようなお客様のニーズに対し、データベース管理をすることで素材データの検索、関係者間でのデータ共有が効率化され、付加価値の高いサービスを提供できると考えました。また、金融関係のお客様はセキュアな環境でのデータデリバリーが求められるため、安全にデータを共有できる環境も必要でした。」(大矢 氏)
<2> ターボサーバー選定のポイント
ターボサーバー導入以前の2009年から、同社の関西拠点で顧客や関係者とのコミュニケーションツールとしてターボサーバーのクラウド版「DigitalAsset」が活用されていました。関西拠点では本サービスの導入により業務効率化やコスト削減を実現しており、画像管理サービスや画像変換サービスなど顧客に向けたサービス展開にも成功していました。同社では関西拠点の成功事例をきっかけに、関東の顧客に対しても付加価値の高いサービス提供を実現すべく本格的にシステム検討が進められ、クライアントとデータを共有できる唯一のデジタル資産管理サーバーとしてオンプレミス版「ターボサーバー」が採用されました。制作フローのデジタル化により社内生産性の向上が期待できる点や、データベース管理により顧客のニーズに合わせたサービスを提供することで顧客の課題を解決し、継続的な受注の獲得が期待できる点が採用のポイントになりました。
<3>運用方法、導入後の効果
ターボサーバーの導入により、従来のアナログ作業で発生していた余剰工数やコストが削減され、業務の生産性が向上しています。同社ではターボサーバー導入以前から、ミスが起きないようルールが徹底された環境の中で制作進行及びデータ管理が行われていましたが、ターボサーバーの導入により制作フローのデジタル化を実現させたことでこれまで以上にミスを生じさせない強固な制作環境を実現しました。
「以前は”データ保管の箱”としてファイルサーバーを使っていましたが、社内外の関係者・お客様との間でオンラインデータデリバリーや自動化ツールなどをうまく活用できるようになったことで”制作コラボレーション”を実現できたと感じています。また、ターボサーバーを介してデータを共有することでセキュリティが担保されるので、機密情報を扱うお客様にも安心して使ってもらっています。」(関 氏)

制作部門では、ターボサーバーへアクセスしてマウント作業で制作を行うスタイルが徹底されたことで先祖返りのリスクを解消、自社にサーバーがあることでネットワークの環境を整えることができるためデータチェック等を迅速に進められるようになり、作業効率が向上しました。これまで毎日手動で行っていたデータバックアップ作業もターボサーバー導入により自動化されたことで余剰工数削減も実現しています。営業部門では、ターボサーバーを介したオンラインデータ共有により一元管理された最新のデータをターボサーバー上で顧客と直接共有することが可能になりました。自動メール通知やデザインに対する注釈指示、外出先からの入稿データ確認等が可能になったことで余剰工数・コストや待ち時間が削減され、業務効率が大幅に向上しています。

「出版印刷業務では、夜間にデータを入稿し、翌朝までに制作作業、昼には見本を完成させるというとてもタイトなスケジュールで本の制作を進めるケースもありますが、そういった時にターボサーバーの豊富な機能が大活躍しています。導入当初は顧客とのデータデリバリーが主な利用目的でしたが、徐々にデータのアップロード・ダウンロード時のメール送信設定などの自動化ツールやアノテーション機能(注釈機能)の活用も広がっています。今では制作業務のインフラとしてお客様にもターボサーバーを利用してもらっており、コミュニケーションプラットフォームとしての活用が進んでいます。」(大矢 氏) 
自社内での利用だけでなく、ターボサーバーの機能を活用して顧客のニーズに合わせた付加価値サービスを提供していくことで、顧客満足度の向上やさらなる関係強化へと繋がっています。
<4>今後の展望
制作部門・営業部門でターボサーバーの活用範囲を効果的に広げている同社ですが、更なる運用拡張として顧客データの商品データベース管理を行い、通販企業に向けてカタログの自動組版やECサイトへの情報配信を提案するなど、更なるターボサーバーの活用が計画されています。「製造業のお客様はカタログが何十種類にも及ぶので、カタログデータをターボサーバーに登録してアーカイブ保管を行い、全文検索機能を駆使して関係業者が常に必要なカタログデータを閲覧できるように管理していきたいと考えています。制作で使用するパーツ素材も膨大なデータ数になるので、データベース管理をして効率的に制作作業が進められる環境にしていきたいですね。お客様からのクロス・メディア展開の要望についても、ターボサーバーの機能をフルに活用して制作リードタイムやコスト低減を実現できるよう提案していきたいと考えています。」(関 氏)
株式会社 研文社について http://www.kenbunsya.jp/index.html
株式会社研文社は東京都新宿区に本社を構える昭和21年創業の総合印刷会社です。2016年1月1日より、株式会社研文社(大阪拠点)と株式会社東京研文社(東京拠点)が合併し、株式会社研文社となりました。近年ではデジタル印刷機の導入やクリエイティブ室の設置など、より時代ニーズに対応する展開に力をいれており、印刷物に限らずWebや動画制作などデジタルコンテンツを活用した提案など新たな分野にも積極的に取り組んでいます。「すべてはお客さまのために。」という思いのもと、 コンセプトの立案から納品までをトータルでサポートし、顧客とのコミュニケーションを第一にニーズに合致したサービスを提供しています。
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