関係者のプロジェクト進行管理をメールやスプレッドシートなどを使って手動で管理していたため、プロジェクトの進行は個人に大きく依存しており、進行中のすべてのプロジェクトに対して早い段階でアラートを出したり、可視化して管理することができませんでした。また、突然のリモート作業や外部関係者の増加により、ミスやプロジェクトの遅延が発生しやすくなりました。より一層プロジェクトの合理的な一元管理が必要になったのです。必要なタスクを関係者の「to do」リストに、指定された期日と共にワークフローの一部として自動化しました。自動化されたタスクは中央のダッシュボードで確認、自動リマインダーと早い段階でアラートを出すことにより、期日内にプロジェクトを進行できるようになりました。

外部のスタジオから送られてくるファイルを、一度開いて中身を確認し、再度適切な場所へ保存し直すという作業に膨大な時間や労力をかけていました。ファイルはディスク、FTP、電子メール、Dropboxなどのアプリといった様々な形式で送られてきます。ファイルの命名規則を強化することで、アップロード時にファイルが必要な命名基準を満たしていない場合には、アラートが出るようにしました。ファイルの名前が間違っている理由とその解決方法をアラート画面で説明することで、外部スタジオからのサポートリクエストが大幅に減少しました。また、ファイル名に基づいたファイルの表示制御も可能になりました。

アルマーニ マーケティング チームからアルマーニ スタジオへキャンペーンの指示を送る際に、各々がメール、付箋、スプレッドシートを使っていました。スプレッドシートの欠点は、自動化されておらず、分散化されていることによる人為的エラーが発生しやすい状況で完了までに多くの時間と労力が発生していました。そこで、APROOVEの「グリッドフォーム」機能を活用しました。さまざまなプロジェクト タイプに対応するいくつかの「事前入力済み」グリッド フォームを予め作成しておきます。マーケティング チームは、プロジェクトに適したフォームを選択、送信します。マーケティング チームが毎回フォームに入力するのではなく、(必要に応じて) フォームを微調整するだけでよくなりました。フォーム作成後、外部スタジオを選択、ジョブの指示が記載されたフォーム内容をタスク通知として自動的に送信することが可能になりました。外部スタジオは、アルマーニ マーケティング チームから依頼された内容のファイルをアップロードするとタスク完了となります。指示の入力時間削減とフローの自動化により人為的ミスの起こりにくい環境を構築しました。