株式会社ビジュアル・プロセッシング・ジャパン

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穴吹興産株式会社様


穴吹興産株式会社
穴吹興産株式会社
広告宣伝部 セールスプロモーション グループ
大島 寿幸 様

撮影写真や図面、チラシ、パースなど 様々なデータの管理・共有プラットフォーム

- タイムリーなデータ共有により余剰工数削減・スピーディな販促展開を実現 -

デジタルアセット管理システム導入前の課題
穴吹興産株式会社は新築分譲マンションの開発、販売を中心とした不動産関連事業および介護サービス、人材サービス、電力提供事業など幅広いサービスを提供しています。新築分譲マンションの販売時には、各マンションギャラリーにてパンフレットや販促チラシ、展示パネル、看板類など様々な販促ツールを使用しますが、物件一棟につき50~100種ほどの多種多様な販促ツールが制作されています。販促ツールの制作は社内の広告担当スタッフと外部の広告代理店、プロダクション、印刷会社など様々なプレイヤーが関わって進行しています。

同社ではデジタルアセット管理システム導入以前、社内の共有ファイルサーバーや外付けハードディスクにJPEG、TIFF、EPSなどの画像データやIllustratorなどのカタログ/チラシデータを登録して管理していました。また、社内外でのデータ共有用にブラウザベースのデータ閲覧専用サイトも使用しており、システムが二重化していました。閲覧専用サイトには、制作会社や広告代理店から共有されたカタログ/チラシのPDFデータを社内のスタッフが手作業で登録する必要があったため、リアルタイムにデータをアップロードできておらず、データを共有するまでにタイムラグが生じていました。システムの仕組み上PDF形式のデータ以外は登録できず、共有できるデータが限定されてしまっていました。(大島様)
システム検討理由
ハードディスクに保存していたデータの容量が増加したことや、PDF以外のデータは社内からしか確認・取得ができない環境に課題を感じ、社内外から効率的にデータを確認・共有できるデータ管理システムの検討が始まりました。

「印刷データの管理を目的にシステムを探し、検討段階では他社のシステムとの比較も行いました。VPJ社が提供するデジタルアセット管理システムはIllustratorやEPSなど様々なファイルのフォーマットに対応している点や、画像・動画データをWebブラウザ上で変換してダウンロードすることができたり、一時的なゲストユーザーに対するデータ提供が行えるなど他のシステムと比べて豊富な機能を搭載している点を高く評価しました。また、導入時の費用面も安く抑えることができたので、デジタルアセット管理システムの導入を決定しました。」(大島様)
自動メール通知機能の活用でスピーディな販促活動をサポート
「デジタルアセット管理システムの導入により、社内のあらゆるデータを一元管理してタイムリーに共有できる環境を構築することができました。広告代理店や印刷会社で制作が完了すると、デジタルアセット管理システム上の担当する物件のフォルダに印刷データや画像データなどをアップロードしてもらっています。自動メール通知機能を活用しているので、社外の協力会社からデータが入稿されると、あらかじめ設定してある社内の関係者宛に自動で入稿通知メールが送られます。入稿通知メールを受け取った担当者は、メールに記載されているURLからチラシ等のデータを速やかに確認してダウンロードできるようになり、スピーディに販促展開を行うことが可能になりました。以前のように社外から共有されたデータを社内共有用のシステムに再度登録する必要もありませんし、協力会社側も、入稿の都度個別に連絡をする必要がなくなるなど、無駄な工数の削減に成功しています。デジタルアセット管理システムを活用することで、データの蓄積がスムーズに行えるようになりました。」(大島様)
Webブラウザ上での検索・変換・取得でコンテンツ活用を効率化
「同社では、社内の広告宣伝部や営業本部など各部門、支店担当者、社外の印刷会社・制作会社の担当者にユーザーID/PASSを発行してデジタルアセット管理システムを使用しています。マンションごとにフォルダを分けてコンテンツを管理しており、外観や周辺環境などの撮影写真、カタログ/チラシなどのIllustratorファイルやPDFデータ、動画ファイル、Web用のバナーデータ、住宅相関図、マニュアルデータなど様々なコンテンツを登録しています。また、全社で共通して使用するCI・VI情報としてキャラクターやロゴのデータもデジタルアセット管理システム上で管理し、共有しています。

デジタルアセット管理システムはブラウザベースの仕組みなので、社外からもアクセスしてデータの閲覧・検索・取得が行えるので業務効率向上にも繋がっています。画像や動画のフォーマット・サイズをWebブラウザ上で変換してダウンロードできる機能も重宝しています。制作会社から共有されたコンテンツを営業部門や支店担当者がWeb上でプレビュー表示をして確認し、自分たちで適切な形式に変換して営業資料などに使えるため、とても便利だと感じています。また、ゲストダウンロード・アップロード機能を使うことで、安全かつ簡単に一時的なデータ共有が行えるので、外部ユーザーとのデータ共有の手間が格段に削減できました。」(大島様)
今後の展望
「以前は制作データの管理や社外との共有が行える仕組みがなかったため、デジタルアセット管理システムを活用してデータの一元管理・共有を行えるようになり、余剰業務の削減が実現しています。当社では四国をメインに各地方の物件を開発・販売していますが、デジタルアセット管理システムでデータを一元管理することで物件の多い地域だけでなく、物件数の少ない地域からも豊富なコンテンツを取得できるようになりました。デジタルアセット管理システムではフォルダやファイルにメタデータを入力できるためファイル名以外でも柔軟に検索することが可能です。すでにメタデータの設定はしておりますが、まだまだ認知度が低くあまり活用できていないため、そちらも活用して業務効率向上に繋げていきたいです。今後もリアルタイムなデータ共有プラットフォームとして社内・社外で更にデジタルアセット管理システムを活用していきたいと考えています。」(大島様)
穴吹興産株式会社について https://www.anabuki.ne.jp/
穴吹興産株式会社は新築分譲マンションの開発、販売を中心とした不動産関連事業および介護サービス、人材サービス、電力提供事業など幅広いサービスを提供する西日本最大級マンションディベロッパーです。1964年の創業以来、 「住まい創りや不動産価値創造事業を通じて地域社会の文化と歴史の創造に貢献する」ことを経営理念として、様々な商品・サービスの開発に取り組んでいます。
関連リンク
CIERTO(シエルト) 製品ページ デジタルアセット管理システム


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