株式会社ビジュアル・プロセッシング・ジャパン

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株式会社フェリシモ様


株式会社フェリシモ
生活雑貨MC統括グループ
統括グループリーダー
兼 MC企画MC統括グループ
生活雑貨MC企画グループ
部長代理 吉川貴志 様
株式会社フェリシモ

業務フローをスマートに。通販カタログ制作におけるプロセス改善

オンラインコラボレーションで実現するカタログ制作の生産性向上とコスト削減

<導入前の課題>
株式会社フェリシモはカタログやWebサイトなど独自メディアを通じて年間数万種類の商品やサービスを販売するダイレクトマーケティング企業です。通信販売のメイン媒体となるカタログは年間500種前後を制作しており、発行規模は計10000ページに及びます。
DigitalCollabo導入以前、同社のカタログ制作では、校正紙を出力して複数の商品担当者で回覧し、訂正指示が記入されたものを編集担当者がとりまとめて転記し、修正指示依頼書を印刷会社の営業担当者に手渡しで共有するという紙ベースのフローで校正業務が行われていました。そのため業務プロセスが煩雑になり、校正紙の仕分けやとりまとめ、修正内容の転記、出稿の待ち時間、データ保管のためのスキャン作業など余剰な作業が多く発生し、データ整理のための残業や休日出勤も行われている状況でした。また、校正紙を複数部出力していたため出力コストが嵩んでいたことや、紙ベースでの校正作業による人件費の増加などコスト面での課題もありました。校正のフローがアナログに進行していたため事業部ごとにルールが発生してしまうリスクやボトルネックを可視化することができず、業務の改善や教育がしにくい状況でもありました。」(吉川様)
<システム選定のポイント>
同社では、カタログ制作業務における工数や待ち時間、コストが膨大にも関わらず対策ができていない状況に課題を感じており、2年間にわたり現状業務における課題出しと改善策の議論が行われていました。その間にもシステムの検討が行われましたが金額と導入メリットが見合うものがなく、課題を感じながらも人的パワーで乗り切っている状況でした。
「システムの検討を続けている中でDigitalCollaboの紹介を受けた際、クラウド型で使うことができ、他社システムと比べて三分の一ほどのコストで導入できるとわかり、これまでの提案の中で最もコストメリットが高いシステムだと感じました。相談したことの対応が小回りが利く印象もあり、導入時のストレスが少なかったのも選定のポイントになりました。DigitalCollaboで校正フローをデジタル化して業務プロセスを見直すことで、作業負荷の低減・制作コストの削減・業務ノウハウの整理を実現できると期待してサービスを採用しました。システム選定後には半年をかけて社内の主要メンバー向けと、約100名のカタログ制作と商品企画担当者に向けて2度の導入テストやアンケートを行い、質問や相談内容をもとに運用の準備を進めました。また各印刷会社さまにも事前の説明会を実施しました。この導入テストと説明会により関係者の心的ハードルを軽くしてスムーズに導入ができたと感じています。」(吉川様)
<運用方法>
同社では、利用時のハードルが低く、メリットが大きい工程から導入をスタートするという方針を決め、商品仕様説明の修正や色校正の修正フローでDigitalCollaboを中核にした校正業務を開始しました。注釈指示は全てオンラインで入力する、「変える」は「カエ」と表記する、一つの項目につき一つのノートを作る、など簡単な入力ルールを作成し、関係者が混乱なく共有しやすい環境を作っています。色校正においては1部の色校正紙を回覧し、指示内容は全てDigitalCollaboに入力するというルールが設けられました。現在は商品仕様チェック、再校色校・念校色校、カスタマーサービス部門におけるチェックフローでDigitalCollaboを使用しており、今後は更なる活用範囲の拡大も計画されています。
「DigitalCollaboは複数の担当者で同時にチェック/指示入力が行えるのでとても便利だと感じています。ゲストユーザーへの招待メール通知を行うことで無制限に書き込みを行うことができますし、招待の際のメールのテンプレートも柔軟にアレンジできるのも使いやすいですね。細かい機能面では、PDFのテキストをワンクリックで抽出して修正指示を入力できるのでとても効率的ですし、修正したい箇所にテキストデータを貼り付けた状態でPDFを送信できるので修正作業がスムーズになりました。」(吉川様)
<導入効果>
同社では初年度のDigitalCollabo導入コストに対して約2倍の経費削減に成功しており、次年度以降はさらなる削減効果が見込まれています。
「指示内容がオンラインに統合されたことで手作業での仕分けや回覧のとりまとめ、転記、スキャン、印刷会社への移動などのアナログな業務が削減できたことで、生産性の向上に成功しています。全て紙ベースで行っていた確認と訂正依頼の業務を、DigitalCollaboでデジタル化したことで作業スピードが向上しました。遠方のカスタマーサポート部門や在宅勤務社員との校正確認もオンラインで行えるため、業務フローをスマートに整理することができました。
コスト面では、校正紙を出力して回覧し、訂正依頼を校正紙に記入する方法からDigitalCollabo上での確認と入力に切り替えたことで校正紙の出力コストが大きく削減できています。特に色校正においては、以前は商品担当グループ分の部数の色校正紙を出力していましたが、1部のみを出力して回覧し、修正指示は全てDigitalCollaboに集約するフローに見直したことで、色校正紙(DDCP)の出力コストを大幅に削減できました。また、校正指示をデジタル化したことで、入力された訂正依頼テキスト内容をそのまま修正用データへ使用できるため、手書き/手入力による人為的ミス・事故の軽減に繋がっています。」(吉川様)
<今後の展望>
「DigitalCollaboを導入したことで工数を削減できたので、その分の時間をWebなどの他メディアの案内活動に割り当てることによる販売拡大を目指しています。また、社内のカタログ制作フローへの導入はおおよそ完了しつつあるので、次はマーケティング活動で活用できないかと考えています。たとえば当社ではお客さまモニターの方にカタログチェックをして頂いているのですが、そのフローでもDigitalCollaboを活用できるようになれば郵送や受け渡し待ち時間が削減でき、1つのカタログチェックにつき、5〜6日ほど工程日数を短縮できると見込んでいます。また、社内アンケートを行ってカタログ掲載商品の販売数予測に使うことも考えたいと思っており、今後も様々な場面でDigitalCollaboを活用していきたいと考えています。」(吉川様)
株式会社フェリシモについて https://www.felissimo.co.jp/
株式会社フェリシモは、自社企画商品を中心に、独自の視点でセレクトした国内外の商品やサービスを、カタログやウェブなどの独自メディアで生活者に販売するダイレクトマーケティングの会社です。ファッションから生活雑貨、手づくりキット、美容関連、食品など幅広い商品を扱っており、その取扱点数は年間数万種類にも及びます。
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