株式会社ビジュアル・プロセッシング・ジャパン

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日立建機 株式会社様


日立建機 株式会社
営業本部
セールスサポートメディア部
左:部長代理 清家 克仁 様
右:主任 前野 雄一 様
日立建機 株式会社

校正業務のデジタル化で実現する”制作効率化”と”工程の見える化”

オンラインコラボレーションによりカタログ校正期間を3分の2に短縮

DigitalCollabo採用の背景・システム選定のポイント
日立建機株式会社は建設機械・運搬機械及び環境関連製品等の製造・販売・レンタル・アフターサービスを行う総合建設機械メーカーです。DigitalCollaboを活用している同社セールスサポートメディア部では、国内外合わせて年間約200種のカタログを制作・改定しています。DigitalCollabo導入以前の同社では、紙ベースの回覧形式でやりとりするアナログな制作フローや、カタログの進行状況が不透明な制作工程管理に課題を感じていました。一昨年営業サポートを強化する目的でカタログ制作部門とWebサイト制作部門が統合したこともあり、カタログ制作工程のデジタル化を実現するシステムを導入することで、紙媒体とWebでの情報配信を効率的に行い、カタログデータのマルチ活用を高めようという動きが検討背景としてありました。アナログなカタログ制作環境から脱却し、業務効率化や工程の見える化、コスト削減を実現できる仕組みを探していたところ展示会でVPJの製品を知り、DigitalCollaboの検討が始まりました。

「他社からのシステム提案もありましたが、DigitalCollaboを選定した一番の決め手はゲスト招待機能でした。カタログ校正における関係者が約80人いるので、全員分のアカウントを作らずに招待メールを何通でも柔軟に送信できる点が魅力的でした。当時は複数の関係者を介してアナログベースに制作が進行していたため、管理者側としては制作工程を見える化して進行状況をリアルタイムに把握したいという要望があり、ダッシュボード機能であれば実現できるのではという期待もありました。DigitalCollaboは他の製品に比べて機能が多く使い勝手も良く、コストも当社の予算感と合うものだったため、導入を決めました。」(清家氏)
カタログ制作における”効率化”と”工程の見える化”を実現したDigitalCollabo
DigitalCollabo導入以前は、カタログ原稿を郵送/メールで複数部署へ送付して部署ごとに各担当者が回覧形式で修正指示記入・承認捺印を行い、各部署から戻ってきた修正指示内容をセールスサポートメディア部が集約して1枚の指示書に手書きで転記して制作会社へ受け渡していました。レベル1から3までの3段階での校正・承認作業が行われ、前のレベルで記入された修正指示を反映したデータを次のレベルの各担当者へ送付するというサイクルで校正が進んでいたため、全ての校正作業が完了するまでに全体で約1ヶ月の期間を要していました。

DigitalCollabo導入後は、校正用PDFをDigitalCollaboにアップロードして校正関係者にゲスト招待メールを送付し、招待を受けた各担当者はメール本文に記載されたURLから校正確認画面にアクセスして修正指示を行えるようになりました。デザイン確認・修正指示入力・承認/否認・差し替え画像の添付などの校正作業は全てWebブラウザ上からオンラインで行うことが可能です。また、同時に制作会社もゲストとして招待し、各部署の担当者が入力する修正指示の内容をリアルタイムで参照できる環境も作りました。各担当者の修正指示入力と並行して元データの修正作業を進められるようになったことで、制作会社側の納期に対する負担軽減にも繋がっています。


「DigitalCollaboの導入により、約30日間かかっていた校正作業が約10日間ほど短縮できました。これまでの校正作業はアナログな紙ベースの回覧形式で進めていたため時間も手間もかかっていましたが、校正確認作業がオンラインベースになったことで複数の担当者が並行して効率的に確認作業を進められるようになり、受け渡し作業も不要になりました。取りまとめや転記作業が自動化されたことで、余剰な工数や待ち時間も大幅に削減できています。転記負担の削減だけでなく、差分機能で初校と二校の変更箇所が一目瞭然に確認できることでチェック作業も楽になりました。 DigitalCollaboの活用でアナログ作業が削減された分の工数を品質向上のための工程に当てることができています。これまでは各担当者へ都度確認連絡しなければ校正作業の進捗が把握できず進行状況が不透明でしたが、各担当者へ送付した招待メールごとの進行状況がDigitalCollaboのダッシュボード上にリアルタイムに集約されるので進行管理が見える化され、状況確認連絡も不要になりました。未対応の招待に対してその場で締切を変更して再依頼が出せる点も使い易いですね。」(前野氏)
DigitalCollabo導入に対する担当者の声
「本格運用に向けて今は少しずつ運用を開始しているところですが、DigitalCollaboを導入して校正フローをデジタル化したことで”制作効率化”と”工程の見える化”という導入時の二大目的を実現できていると思います。郵送や印刷、手書きの修正指示、受け渡し、取りまとめなどアナログな作業が削減されたことによる制作期間の短縮や人件費・印刷・郵送コストの削減も予想効果として見えています。回覧形式の校正フローだと直列でしか作業が進まずどうしても時間がかかってしまっていたが、DigitalCollaboでは複数人で同時に校正作業が進めることができたり、リアルタイムに修正内容を確認して校正と並行して修正作業を進められるのでカタログ制作全体のスピードも上がっています。究極の形として我々がチェックしなくてもDigitalCollabo上で校正担当者と制作会社がやり取りをして制作を進行し、何かあったときに対応する、というフローになれたら良いですよね。
導入当初は各関係者にオンライン校正に慣れてもらうまでが大変で、もちろん抵抗を感じている人もいましたが、各部署で説明をして実際に使ってもらうと”簡単に作業ができる”となかなか良い反応になりました。始めにきちんと説明をしたおかげでしっかり理解してもらえて問題なく運用することが出来ています。」(清家氏)
今後の展望
「今後は自部門のみならず、カタログ制作を行う他部署や海外拠点の制作フローにもDigitalCollaboを使っていきたいと考えています。校正作業はデジタル化できましたが完成データや素材の管理はまだアナログな状態なので、ワンソースマルチユースの実現に向けてデジタルアセット管理システム(DAM)の導入準備を進めています。DigitalCollaboは素晴らしい製品で既に導入効果は高いと思いますが、DAMと連携することでもっと効率が良くなると思っています。素材や制作データの一元管理や国内外拠点に向けたオンラインデリバリーなどの機能の活用はもちろん、Webやカタログを公開した後の費用対効果の検証などにも繋げていきたいです。」(清家氏)
日立建機 株式会社について https://www.hitachicm.com/global/jp/
日立建機株式会社は建設機械・運搬機械及び環境関連製品等の製造・販売・レンタル・アフターサービスを行う総合建設機械メーカーです。レンタル・セールス・サービスが三位一体となったRSS体制により、様々な角度からお客様をトータルにサポートしています。
関連リンク
Digital Collabo 製品ページ オンライン校正&ビジュアルコラボレーション


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