株式会社ビジュアル・プロセッシング・ジャパン

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株式会社 日本サプライサービス様


株式会社 日本サプライサービス
販促制作部 制作課
課長 諸根 陽介 様
株式会社 日本サプライサービス

TSUTAYAの販促物制作ワークフロー合理化とデータ一元管理

- Xinetで実現するコストマネジメントとクオリティの最適化 -

Xinet採用の背景・システム選定のポイント
株式会社日本サプライサービスは物販、店舗消耗備品、ファシリティ、物流企画等エンタメ分野における事業を展開しており、Xinetを活用している同社販促制作部では主にTSUTAYAの店頭販促物制作を行っています。TSUTAYAでは毎週店頭の商品が入れ替わり、月間約300タイトルもの音楽や映像作品がリリースされるため、同社ではポスターやポップ、コメントカードなど月間1000点を超える販促物を制作しています。システム導入以前同社では、販促物制作のほとんどの工程を1社の外部プロダクションに依頼しており、ディレクション費・デザイン費・ライティング費・印刷費などが全て合算されたコストを支払っていました。詳細な制作フローや各工程でのコスト内訳が不透明な状況のため価格競争や業者のリプレイスが行えず、コストダウンができない状況に課題を感じていました。

「当初、制作フローの中で多くの人が関わる校正業務の改善がコストダウンにつながると思いVPJの扱うオンライン校正システム「APROOVE」の問い合わせをしましたが、当社の課題を伝えたところ製造・流通業でのコスト削減の実績があるデジタルアセット管理システム「Xinet」の紹介を受けました。根本の課題を解決するには校正だけでなくデータの入稿からアウトプットまでの全ての制作ワークフローを最適化することが必要だとわかり、「Xinet」の検討に切替えました。外部プロダクションが行っていた業務を洗い出してXinetで代替できる点を探し、Xinetを中核にしたワークフローを構築することで常駐人数や依頼業務を削減し、コストマネジメントできるのではないかと考えたのです。検討過程では、他社製品でシンプルなデータ管理・検索サービスを候補に入れたこともありましたが、販促媒体の制作工程を支援できるシステムでないと課題が解決されないと気付きました。
また、別のプロダクションからのワークフロー提案もありましたが、それでは囲い込みからの脱却という目的を達成できないため、自社でのシステム導入を決定しました。データ管理・検索はもちろん、自動化アクションやアノテーションなどワークフロー機能がある製品でありコスト感が合うのはXinetしかありませんでした。また、カスタマイズを自由に行える製品であることや日本での導入実績が多いことなどの強みも選定のポイントとなりました。」(諸根氏)
Xinetを中核にした制作ワークフローの構築
■ アクション機能の活用とリアルタイム進行管理
TSUTAYAではセル部門だけでも毎週約30タイトルの音楽/映像がリリースされており、同社では各タイトル毎に複数の販促物を制作します。これらの販促物制作は社内外の複数の関係者を介して約3週間の工期で進められるため、五月雨式に常に数百種の販促物制作が進行することになります。Xinet導入以前はExcelで全ての販促物を管理し、メールでのやりとりの内容を元に進行状況を確認していたため、進行管理に膨大な手間や時間がかかっていました。Xinet導入後は、制作データに紐づくメタデータでステータスを管理し、各制作データの進行状況が一覧で確認できるようなカスタマイズを行いました。

また、メーカーから素材が入稿されると自動で制作フォルダへデータがコピーされる、MDなどの各担当者がXinet上で「修正あり」「修正なし」を選択すると関連するステータス項目が自動で変更される、など定型業務の自動化アクションを設定しました。様々な機能を活用しながらXinetを中核に制作作業を進行していくことで、五月雨式に動く販促物制作環境において、都度更新されていく制作ステータスをリリース日単位で一覧表示してリアルタイムに確認できるようになりました。販促制作部では月間1000点を超える販促物を制作しているため、進行状況の確認やとりまとめだけでも相当の工数が生じていましたが、制作進行状況の“見える化”が実現したことでアナログな業務工数が大幅に削減されました。

■ データデリバリー効率化とデータの一元管理
以前は印刷会社、編集プロダクションなど各々が個別にメーカーへ素材提供依頼をしており、メーカー担当者はその都度データを送付する必要がありました。Xinet導入後は、同社の制作課からメーカー担当者へアップロードURL付のメールを送信して素材提供依頼を行い、該当の素材をXinetに入稿してもらい、社内外の関係者はXinetから素材を取得するフローを構築しました。これにより、素材提供依頼・メーカー側の入稿対応が1度で済むようになり、メーカー・社内外各担当者双方における素材手配工数が削減されました。また、以前はデータをメール添付やファイル便にて送付し、完成データを社内共有サーバーに“とりあえず入れておく”という保管体制だったため、過去素材の検索・取得に時間や手間が生じていました。Xinet導入後は、素材や制作データはすべてXinet上に保存し、データの保存先のリンクURLをメールで送付して関係者間で共有できるようになったため、メールの容量制限に関わらずデータを受け渡しできるようになり、データがXinet上に自然と一元的に集約される仕組みが構築されました。素材や完成データを整然と一元管理できるようになったことで素材の検索・取得が効率的に行えるようになり、今後ライブラリ化して流用していく土台が構築できました。
Xinet 導入後の効果
「アナログ業務の削減やデータの一元管理ができたことで進行管理やデータデリバリーなど社内の業務効率も格段に上がって、生産性向上を実現できたことはもちろん良かったですが、Xinetを入れて一番良かったポイントは当初の目的であるコスト削減ができたことですね。制作フローの整理やコスト内訳の見える化ができたことで改善課題が明確になりました。Xinetで課題を解決することでプロダクションへの交渉力が増し、常駐人数の削減も実現したので、結果として大幅なコストダウンに成功しました。
コンテンツ一元管理により当社がイニシアチブをとって制作を進められるようになり、1社に囲い込まれるのではなくディレクションの依頼はA社、印刷の依頼はB社、など工程ごとに外注業者を自由に選択できるようにしていきたいと考えています。 相見積もりをとってコストとクオリティの最適化を図っている最中ですので、今後更に強化して参りたいと思います。」(諸根氏)
今後の展望
「Xinetを活用して素材の一元管理や制作フローの最適化ができたことで社内の業務改善はもちろんメーカーや外注業者の手間も削減できているので、これをもっと広めていきたいです。自分たちをハブにして業務の割り振りやコストの最適化をしていきたいですね。販促制作部内だけでなく、他部門や関連会社でも絶対に使えるはずなので更に活用を広げていきたいです。今は画像データを別の部門に提供する作業に手間がかかっているので、今後は画像の管理や提供の効率化、著作権情報管理の更なる徹底なども行っていきたいです。Xinetは柔軟にカスタマイズできるので、これからもっと色々なところで使えるはずだと実感しています。」(諸根氏)
株式会社 日本サプライサービスについて http://www.jss-t-group.co.jp/
株式会社日本サプライサービスは(株)TSUTAYAのグループ会社で、 店舗関連の備品、消耗品の販売と各種ファシリティサービスの提供、物流関連の企画とコンサル、販促物やCM映像の制作や管理を行う企業です。Xinetを活用している同社販促制作部では主にTSUTAYAの店頭販促物制作を行っています。TSUTAYAでは毎週店頭の商品が入れ替わり、セル部門・レンタル部門を合わせて月間約300タイトルもの音楽や映像がリリースされます。各タイトル毎にポスターやポップ、コメントカードなど複数の販促媒体が必要となるため、同社では月間1000点を超える販促物を制作しています。
関連リンク
Xinet(ザイネット) 製品ページ デジタルアセット管理システム


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