株式会社ビジュアル・プロセッシング・ジャパン

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株式会社 協和様


株式会社 協和
左:情報システムチーム
チーム長 松本 和樹 様
右:情報システムチーム
金ヶ崎 繁一 様
株式会社 協和

商品情報の一元管理によるクロスメディア販促の加速

ーXinetを中核にしたシステム連携による業務効率化に向けてー

Xinet 導入の背景
株式会社協和は美容食品のフラコラ、自然派食品の自然王国などの販売・商品開発を行う健康食品メーカーです。同社の製品は店頭販売・通信販売にて展開され ており、TV・チラシ・新聞・Webサイトと多岐にわたる販促活動を行っています。
「Xinet 導入前、素材や制作データはファイルサーバーや個々で管理していたためあちこちにデータが点在し、最新データや必要な素材の検索・取得が困難な状況でした。モデルの使用権利もExcelを使い台帳で管理し、情報が更新されるとその都度メールで各担当へ連絡していたため、確認や更新の際に時間や工数が発生していました。そんな環境の中で、コンサルタントに”うちにぴったりのシステムがある”と紹介されたのがXinetでした。Xinetでデータを一元管理することで、これらの環境の改善や業務の効率化が実現できると思い、導入を決めました。販促メディアで使用する動画・DM・チラシのデータに対応している点、システム連携が柔軟な点がシステム採用のポイントとなりました。」(松本氏)
Xinet 運用方法
今後の本格運用が控える中、同社では基礎的な部分からXinet活用の準備を進めています。初期段階として、素材をXinetに登録し、社内のデータ共有と制作会社とのデータデリバリーの際に使用しています。制作会社ごとの特定のフォルダを設け、Web 上で簡単にデータの受け渡しができるようになったため、最新データの保存場所が確立しました。また、XinetではInDesignやIllustratorなどの制作データのプレビューがWeb上で見られるため、制作アプリケーションがインストールされていない PCでも制作データの中身の確認が可能な点も業務効率の向上につながっています。これまでメールやメディアを使い手作業で行われていた共有作業がデジタル化・効率化され、セキュリティ面での強化も実現しています。データの一元管理とともにデータ共有の手法も一元化されたことで業務がスムーズに進み、やり取りにおけるミスも削減されました。
紙からWebへの流用の効率化
同社では紙媒体の販促で使われた素材をWebサイトへ流用する際、共有フォルダの中からWeb担当者がその都度必要な素材を探してきて使用していますが、名前のルールが統一されておらず管理が煩雑なため、検索・必要なデータの取得が困難でした。Xinetで素材にメタデータをつけて管理することで、キーワードを使って簡単に検索することが出来、流用をスムーズに行うことが可能になります。
「Xinet では、Webブラウザ上で素材の解像度やカラーモード、フォーマットなどの変換が行えるのでとても便利です。これまで素材の流用の度に全て手動で行っていた変換作業を、Web上で誰でも簡単に行えるようになるため、現場担当からは”業務効率が大幅に上がりそう”と期待の声があがっています。メタデータの活用により、使用期限が過ぎた素材のダウンロードが行えなくなる等、使用可否の管理もあわせて行えるので、これまでExcelで行っていた台帳でのモデルさんの使用権利管理が不要になるのも嬉しいポイントですね。」(金ヶ崎氏)
システム連携による業務効率化の実現に向けて
通信販売を行う同社では、コールセンターで顧客対応を行っています。コールセンターでオペレーターが使用する顧客管理システムとXinetを連携させ、どの顧客に何の販促物が送付されたかをシステム上で検索できるような仕組みを構築する予定です。会話の一秒一秒が勝負となるオペレーター対応において、顧客管理システムで該当の販促資材が検索できプレビューが見られることで、これまで紙媒体の販促資材一覧から手作業で探していた手間が削減され、会話がスムーズに進められるようになることが期待されています。
また、同社では販促デザインなどの効果を管理するシステムを使用しており、同システムにもXinetのプレビュー画像が表示されるよう連携する計画が進められています。Xinetに登録された画像を中核に、同社のあらゆる場面での業務効率化が見込まれています。
今後の展望
「今後はWeb・広告・販促・企画部門などもっと社内全体にXinetを浸透させて業務の効率化を図っていきたいです。リンクが貼られたコンタクトシートを使用した販促素材選定の効率化やゲストダウンロードによる制作会社様との簡単なデータ共有など、まだまだ活用できる幅は広いと期待しています。」(金ヶ崎氏)
社内外で広くXinetを活用してもらうべく、VPJ技術担当による勉強会や活用提案を行っております。
株式会社 協和について http://www.kyowa-group.co.jp/
昭和35年に協和薬品株式会社として設立されて以来、「お客様の健康第一」をモットーに食分野を中心とした事業展開を行っています。美容食品の「フラコラ」シリーズ、自然派食品の「自然王国」は通信販売・店頭販売にて展開されています。プラセンタ売上げNo.1を獲得するプラセンタシリーズ商品拡充やビューティーリフトアップ事業展開等、ビューティーカテゴリーの拡大が進められています。
関連リンク
Xinet(ザイネット) 製品ページ デジタルアセット管理システム


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