株式会社ビジュアル・プロセッシング・ジャパン

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大成有楽不動産販売株式会社様


大成有楽不動産販売株式会社

拠点に向けたタイムリーな最新情報共有で営業活動を効率化

-販促チラシのクオリティ向上・ブランディング強化にむけて-

システム導入前の課題とCIERTO選定のポイント
大成有楽不動産販売株式会社は不動産流通事業を中心に、販売代理、戸建分譲、賃貸管理、リフォーム、保険代理、コンサルティングの7つの事業を展開しており、不動産関連の様々なニーズに応えるサービスを提供しています。中古物件の売買/仲介業務では新築販売時に制作されたマンションカタログや図面集、外観写真など様々な販売資料を使用するため、膨大な量のデータを管理する必要があります。
以前はファイルサーバーと文書管理、写真管理など複数のシステムを併用してデータを管理していました。広告部門ではクライアント型の写真管理ソフトを使用していましたが、担当者以外は使用できず部署内での限定された使い方でした。カタログや図面データは主に文書管理システムに登録していましたが、実データを表示させる仕組みのためプレビューやダウンロードに時間がかかり、内容を確認するだけでもかなりの時間を要していました。また、データ量の増加に伴って検索など動作のレスポンスが悪くなっており、作業効率の低下を招いている状況でした。その他のデータはファイルサーバーの自分の関わる領域に登録していましたが、登録時のルールなどが定められておらず管理方法にばらつきがある状況でした。システムの操作性の悪さや、データが散在し必要なデータをすぐに取得できない状況、社外からはデータを確認できない環境など生産性の低い状況に対し、社内から課題の声が上がっていました。

「こうした状況もあり、効率的なデータ管理・共有・取得が行えるシステムの検討を行いました。データが適切に管理されていて、Webブラウザ上で簡単に検索して該当のデータをプレビュー表示でき、必要な写真や資料を即座にダウンロードできる環境があれば、業務効率の向上につながると考えました。現状の課題を解決できる仕組みとして、CIERTOのスピーディな操作性や検索性の高さが選定時のポイントになりました。当社は制作を行う会社ではないので、Adobe系のクリエイティブデータが見られる環境がありませんでした。CIERTOであれば代理店からIllustrator形式のカタログデータが送られてきた場合にも、誰でもブラウザ上で内容を確認できる点も魅力的でした。テキストベースの資料など文書管理システムが適しているデータはそのまま引き継いで管理し、システムを併用していくことでバランスが取れると思っています。」(ご担当者様)
Webブラウザ上から最新コンテンツを確認・取得できる環境を構築
同社では、マンションカタログや図面集、外観/内観/周辺環境などの撮影写真、物件のリフォーム前後の写真など、販売時に使用する様々なデータや企業ロゴデータなどをCIERTOに登録しています。
「中古の不動産販売では、新築時のカタログ、図面、物件概要などの販売情報が必要になります。これらの販売情報は、物件の販売元などから定期的に共有されます。共有されたデータをCIERTOへ登録し、各販売拠点の担当者がマンションごとの販売情報をWebブラウザ上からいつでも取得できるような環境を構築しています。登録データには各部門ごとに属性情報を付与しています。例えばリフォーム写真はファイル名だけでは分類を管理のしようがなくデータの検索にも時間がかかる状況でした。担当者や施行年月日、営業センターなど写真に紐づく属性情報をメタデータとして登録しておくことで、キーワードを用いて簡単に検索できるようになりました。検索条件の保存も行えるので、共通性をもたせてなるべく効率化できるような工夫をしています。検索がスムーズに行えるようになり、データの検索や取得に要していた工数を削減できました。複数のデータをコレクション(お気に入りフォルダ)にまとめておくこともできるので、よく使うデータはその都度該当部署のフォルダへアクセスして取得する必要がなくなり、効率的に作業を行えるようになりました。」(ご担当者様)
セキュリティを保った安全なデータ共有
「当社はBtoC企業ということもありセキュリティ面の強化に力を入れているのですが、CIERTOは閲覧のみ/ダウンロード可能などの権限を分けることでセキュリティを保つことができる点も高く評価しています。カタログデータなどの営業資料は全員がダウンロードできるようにして営業活動をスムーズに行えるようにしており、リフォーム写真のような顧客の所有物の場合は参考情報として閲覧のみできるように権限を設定しています。必要なデータは申請方式にすることで、効率的かつ適切にデータを共有することができています。ファイルサーバーでのデータ管理の際に発生していた、操作ミスによるデータの削除や移動も防止できています。社外関係者宛に安全かつ簡単に一時的なデータ共有が行えるゲストダウンロード機能も、メールに添付できないサイズのデータ共有などの際に便利だと感じています。これまではデータの管理方法が属人的だったりシステムの使用者が限定されていたりと、データをうまく共有できていなかったので、社内のあらゆるコンテンツを資産として適切に管理してデータに共有性を持たせられたことが進歩だと思っています。」(ご担当者様)
拠点ごとに制作するチラシのクオリティ向上に向けて
「画像のリサイズやフォーマット変換がWebブラウザ上で行える点もとても便利です。当社では各拠点ごとに頻繁に販促用のチラシを作成しているのですが、これまでは印刷した写真を切り貼りしたり、PC上で作業を行える操作を駆使して何とか制作している、という状況でした。CIERTOで高品質な素材を検索し、適切なサイズに変換して使用できることで制作物のクオリティ向上にもつながると思っています。これまでは独自に制作されるチラシはデザイン性の統一が出来ておらず、粗い画像が使用されてしまうなど品質にもばらつきがありました。今後は、高品質なテンプレートを元にWebブラウザ上で販促ツールの制作が行える「Digital Promotion」との連携も視野に入れて、チラシ制作のクオリティ向上を強化していきたいと考えています。また、完成したチラシは拠点間で共有できていないため、今後は完成データをCIERTOに登録し、別拠点へ向けた情報共有や他拠点のチラシのデザインや内容を参考にして、拠点ごとのチラシの品質を上げていくという意味で全社で共有できるようにして活用していきたいです。コンプライアンスを守る意味でも、こうしてデータを共有できる環境ができたことはメリットがあったと感じています。」(ご担当者様)
今後の展望
「今はカタログデータや撮影写真など静止画のデータをメインに管理していますが、今後はサービス紹介動画やマニュアル動画などの動画ファイルの管理・共有も行い、本格的に運用を拡大していこうと計画しています。当社はロゴのデータが複数種類あるのですが、社内のイントラにロゴデータの保存場所のリンクを載せるなどの工夫をして、社内の業務効率向上やブランディング強化にも繋げていきたいと考えています。CIERTOを全社でさらに活用していき、コンテンツ活用の幅を広げていきたいと考えています。」(ご担当者様)
大成有楽不動産販売株式会社について http://www.taisei-yuraku-hanbai.co.jp/
大成有楽不動産販売株式会社は不動産流通事業を中心に、販売代理、戸建分譲、賃貸管理、リフォーム、保険代理、コンサルティングの7つの事業を展開しており、不動産関連の様々なニーズに応えるサービスを提供しています。「人と住まいを信頼の架け橋でつなぐ」という企業理念のもと、住まいにかかるニーズの「安心と満足」を追求し、お客さまとの生涯のリレーションシップを目指しています。
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