株式会社ビジュアル・プロセッシング・ジャパン

Case Studies

導入事例

株式会社ベネフィット・ワン

校正フローのオンライン化による業務の効率化及び在宅ワーク環境の構築

- 60名分の赤字転記作業がなくなり、40%以上の手作業削減に成功 -

導入前の
課題

  1. 紙、Excel、メール等校正指示方法が統一されず、確認業務の負荷が大きい
  2. 印刷会社への指示書に校正用紙の内容を全て転記しており、業務負荷が大きい
  3. 校正用紙を出力することを想定した業務フローの為、在宅ワークへの対応が困難

導入後の
効果

  1. 校正指示がAPROOVEに集約される為、担当者の確認負荷が削減
  2. 従来発生していた転記作業が必要なくなり、校正工程の作業負荷の大幅削減
  3. ブラウザで校正業務が進行できることで、在宅ワーク、働き方改革支援へ

導入前の課題:コミュニケーションフローの複雑化による業務負荷の増加

株式会社ベネフィット・ワンは福利厚生サービス「ベネフィット・ステーション」を展開しており、約90ページ程の隔月会報誌や企業専用媒体(約60媒体)を制作しています。導入前は同社内のメディアグループとバイヤー間の煩雑なコミュニケーションフローが大きな課題でした。1媒体あたり最大60人のバイヤーが商品に赤入れを行いますが、全員に校正用紙を配布し、各自校正作業をしておりました。メディアグループの担当者は、印刷会社用の指示書を作成の為に、全バイヤーの校正用紙を集め、転記を行っており、作業負荷が高い状況でした。データサーバで紙以外の原稿データを回収することもあり締切を設けて行っていましたが締切後に追加されたり、修正されたり、更新情報の確認に多くの手間がかかっていました。

製品選定:APROOVEは機能面、コスト面ともに一番バランスの取れた製品

課題を解決すべく、オンライン校正システムの選定を開始しました。APROOVE以外にも3つのシステムを検討しました。1つは印刷会社が提供しており、発注している印刷物以外は使用できないという制約がありました。また印刷機器メーカーが提供しているシステムも検討に上がりましたが、印刷・製版の現場向けのシステムであり自社の求める要件とは異なりました。別のシステムでは、ゲストの概念がなく、有償のユーザーアカウントが必要となるため、今後社内だけでなく社外とのワークフローを構築した際に膨大なコストがかかってしまうのがネックでした。その点、APROOVEは各製品の懸念点をすべてクリアしており、機能面、コスト面ともに要件を満たすバランスの取れた製品であった為、APROOVEの導入を決定しました。

業務改善:校正工程における確認業務の負荷削減及びスムーズな承認フローの実現

業務改善:校正工程における確認業務の負荷削減及びスムーズな承認フローの実現

現在はメディアグループとバイヤー間の校正コミュニケーションはAPROOVEで統一されております。メディアグループがPDFをアップロードし、担当するバイヤーのゲストIDを発行することで、1つのPDFに全バイヤーの指摘内容が集約されます。結果、従来行っていた取りまとめ、転記作業もなくなり、メディアグループはバイヤーが入れた赤字の最終チェックに集中することが可能となりました。また導入前のExcelやメールを介した校正フローでは、修正内容や承認状況のステータスが分かりづらく、メディアグループの確認に手間が掛かっていました。現在はAPROOVE上でバイヤーの上長の確認、承認も行われており、指示の箇所や内容も明確になった為、確認の手間が大幅に減り、コミュニケーションが大幅に改善されています。

導入効果:システム利用者のほとんどが校正業務の改善、時間短縮を実感

最初はページ数の少ない媒体から試験的に始めましたが、今では総合カタログの校正業務でもAPROOVEを使用しています。紙でのワークフローがシステムに変わることでのストレスも懸念されましたが、社内でAPROOVE利用者のアンケートを実施したところ、利用者の約80%は赤字が入れやすい、画面がわかりやすいと高い評価を得ています。また業務改善を実感しているという回答も多くあり、校正業務では約40%、承認に関連する業務では約25%以上の時間短縮に成功しています。また、現在は社内のワークフロー改善として運用をおこなっておりますが、今後は顧客など社外を巻き込んだ校正ワークフローとして拡張していく構想もあり、さらなる業務効率化が期待されます。

担当者の声社内業務の改善だけでなく、在宅ワークを行うインフラとしても活用しています

社内でのアンケート結果も上々であり、今後さらに活用していきたいと考えています。また、システム検討の時は想定していなかったのですが、現在はコロナ禍によるリモートワークでもAPROOVEを活用しています。APROOVEがない場合は、校正用紙の出力や確認の為に出社しなければならないケースもありましたが、APROOVEによる在宅での校正確認ができる制作環境も非常に大きい効果です。
株式会社ベネフィット・ワンについて https://corp.benefit-one.co.jp/
利用者数約863万人、導入団体数11,600団体を誇る「ベネフィット・ ステーション」を基盤とした企業の課題を解決するコンサルティング 事業を展開。福利厚生事業で培った会員制のビジネスモデル を強みに新たな「サービスの流通」市場を創造しています。
関連リンク

APROOVE -オンライン校正&ビジュアルコラボレーション-

APROOVEはクロスメディアコンテンツ制作を支援するオンライン校正&ビジュアルコミュニケーションソリューションです。
校正・注釈や進捗確認、承認、バージョン管理、スケジュール管理などのあらゆるコミュニケーションプロセスがオンラインで実現することで効率的な制作ワークフローを実現。コミュニケーションミスや作業負荷を大幅に削減し、生産性の向上を実現します。