株式会社ビジュアル・プロセッシング・ジャパン

Case Studies

導入事例

パルシステム生活協同組合連合会

オンラインコミュニケーションにより関係者100人以上のカタログ制作・校正を大幅に効率化

- 校正紙の出力コスト80%以上削減、転記・集約作業の30%削減をめざして -

導入前の
課題

  1. 紙を使用した校正業務のため、出力コスト、赤字集約作業、回覧待ち時間が膨大に
  2. 100人以上の校正関係者がいるため、進捗確認/内容確認に時間がかかっていた
  3. アナログな履歴管理と目視での差分確認により、再校や念校時の修正漏れが発生

導入後の
効果

  1. オンライン校正により、転記ミス・取りまとめ、回覧待ち時間・出力コストを大幅削減
  2. 進捗状況がグラフで確認できるため、関係者の進捗把握・締切管理が効率化
  3. チャットや差分検知機能の活用により、認識齟齬や修正ミスを大幅に削減

オンライン校正により校正紙出力コスト80%以上削減、転記・集約作業の30%削減を実現

パルシステム生活協同組合連合会では現在、毎週の発行物のうち約6媒体のチラシカタログをAPROOVEで制作しています。制作には11部署100名以上が関わり、週刊媒体なので複数の企画回が並行して進みます。校正日程も非常にタイトなため、効率的でミスの無い制作ワークフローを確立することが求めれます。APROOVEは校正用PDFを登録しゲスト招待メールを送付するだけで、招待を受けた担当者はメール内のURLから校正画面にアクセスして注釈指示が行えます。関係者が同時に注釈/承認作業を行うことができるため、回覧待ちの時間が0になったほか、すべての注釈内容は自動的にAPROOVE上に集約されるので、以前は1日かかっていた赤字の取りまとめ作業も削減されました。この回覧・集約・転記作業の自動化により「30%前後の工数短縮達成」を見込んでいるほか、「テレワークの推進」や「校正紙出力コスト80%以上(年間約9万3000枚)の削減」に成功しています。

ダッシュボードの活用による効率的な進捗把握と締切管理の実現

システム導入前は、紙を回覧し校正をしていたため、各部署単位で校正紙を出力。担当者は、赤字を入れるために回覧待ちになったり、他の業務との調整を行いながら、赤字を入れるため、リアルタイムでの記入ができないという状況でした。そのため、赤字の記載漏れや締切後にようやく校正紙に向き合えたため、締切後の連絡などもしばしば。「ダッシュボード」機能では、100名を超える関係者の進捗がひとめで確認でき、校正の進捗が把握できること、またそうした状況が校正関係者にも周知されているため、締切の徹底もできるようになりました。

確認負荷・修正ミスを大幅に軽減する差分検知・全文検索機能

ページ数が多いカタログの校正紙は、初校・再校の出力枚数が1企画回で、900枚近くになります。今までは、各部署からの指摘や添付資料等は、すべて紙で管理し、複数の版から赤字を集約・転記する作業や、再校や念校時の修正経緯の確認には、相応の時間を要していました。また、目視確認では、手書き文字の読み違えや修正漏れも発生していました。

■デジタル差分検知による、掲載ミスの削減
APROOVEでは、一つの画面で最新と過去のバージョンを比較することができます。更にデジタル差分検知機能があるので、「最新の商品情報が確実に反映されたか」「意図せず変更された箇所がないか」などが自動で確認できるので、制作全体の効率化と事故防止に役立つ工程を付加することもできました。

■商品番号検索により、大量の掲載商品を効率的に校正
カタログでは同じ商品を複数のページで掲載しているケースが多く、そうした商品に修正が発生したときには修正漏れが起こりやすいものです。APROOVEでは全文検索の機能があるので、商品番号を入力して掲載箇所を検索できます。検索結果は一括で提示されるため、効率的で漏れの無い指摘も可能になりました。

チャット機能による、細かい意見交換と経緯確認の効率化

チャット機能による、細かい意見交換と経緯確認の効率化

商品情報に再度変更がある場合なども、コメント単位でチャットができるため、速やかに変更内容を伝えられ、意図の確認なども行えるので意思疎通がスムーズになりました。 初校〜念校の各ステップの都度、多くの関係者が関与するため、コメント単位での意思疎通が出来、指摘内容の変更経緯の履歴が残る本機能は欠かせない機能となっています。

担当者の声大規模運用・今後の展開を念頭に置いた時、拡張性と誰でも使える操作性がポイントとなりました

オンライン校正の検討は、2019年に業務改善タスクの中の1テーマとして、校正紙出力コストの削減、業務効率化・稼働短縮をめざして始まりました。多くの関係者が絡む業務を「抜本的」に改革することになるため、初期費用を抑えてスモールスタートでき、スキル、年齢、PC環境を問わずブラウザ環境だけで誰でも使える点は、APROOVE採用にあたっての重要なポイントでした。現在6媒体でAPROOVEを利用していますが、今後はインターネット注文画面での導入に向けて準備していますので、Web サイト校正機能の機能拡張にも期待したいと思います。また、現在はパルシステムグループの各部署での校正に利用していますが、仕入れ先への校正依頼にも活用できないか検討中です。
パルシステム生活協同組合連合会について https://www.pal-system.co.jp/
生協パルシステムは、首都圏を中心とした1都11県の13の地域生協のグループです。20年3月現在、162万6千人の組合員が加入。食を中心とした商品の供給や、共済・保険、福祉・電力までと幅広く組合員のくらしに寄り添った事業を展開しています。オリジナル商品は800品目以上。全国トップレベルの380以上の産地と産直協定を結び、組合員・生産者とともに、栽培基準づくりや商品開発に取り組んでいます。
関連リンク

APROOVE -オンライン校正&ビジュアルコラボレーション-

APROOVEはクロスメディアコンテンツ制作を支援するオンライン校正&ビジュアルコミュニケーションソリューションです。
校正・注釈や進捗確認、承認、バージョン管理、スケジュール管理などのあらゆるコミュニケーションプロセスがオンラインで実現することで効率的な制作ワークフローを実現。コミュニケーションミスや作業負荷を大幅に削減し、生産性の向上を実現します。