株式会社ビジュアル・プロセッシング・ジャパン

Case Studies

導入事例

大成建設株式会社

情報共有プラットフォームの環境構築で実現するデータ資産価値の向上&活用強化

- 全国拠点とのオンライン共有で機微な情報を含めたナレッジシェア環境を実現 -

導入前の
課題

  1. 各々が保有するデータは機微な情報が含まれるケースが多く簡単に共有出来る場がない
  2. ファイル名でしか検索できない/データを参照できる環境に制約があるなど不便な環境
  3. 過去掲載写真などの二次利用の際に関係者に使用許可を都度確認する必要がある

導入後の
効果

  1. アクセス権やダウンロード権など適切な権限設定により共有できる資産の数が格段に増加
  2. データの検索性向上&各デバイスからアクセス可能になり全国拠点とのデータ共有が実現
  3. データの許諾情報の適切な管理や厳選された情報の共有によりデータの二次利用を効率化

導入背景 : 「全員がここを見れば必要なデータがある」という状態を作りたい

同社では以前、プロジェクトデータや画像、各種情報などの様々なデータを個人が保管していたり、プロジェクトメンバーのみの閲覧に限定されているフォルダで管理していたりと、データが点在し社員間での情報共有が図れていない状況でした。必要なデータを探す時には保存場所を関係者に問い合わせる手間や、必要な情報が見つからずゼロから資料を再作成するなど無駄な工数が発生していたため、「全員がここを見れば必要なデータがある」という状態を作れるデータの一元管理の仕組みを必要としていました。システム検討が行われた結果、データをプレビュー付きで管理でき、ユーザーフレンドリーな要素が多い点などが評価されCIERTOの導入が決定しました。VPJが自社で国内に開発部門を設けている点も、システム購入後の機能追加などレスポンスが期待できるとして選定のポイントとなりました。

活用方法 : 社内の資産を有効活用できる情報共有プラットフォームを構築

同社では設計社員がアクセスする社内の情報共有プラットフォームとして、CIERTOに「T-arto(タルト)」という愛称をつけて活用しています。「タルトは生地の上に様々な美味しいフルーツが乗るデザート。美味しい生地(データ共有の基盤)があるなら自分が持っている果実(資料や情報)を乗せてみようかなと社員が考えることで、果実がどんどん集まって美味しいタルトが出来上がる」というコンセプトから命名されました。 CIERTOの運用開始後には、"自分が持っているデータを社内に共有したい"という社員からの要望も増えており、これまで社内共有の機会がなかった情報やコンテンツがCIERTOを介して共有される環境が実現しました。社内の情報セキュリティマネジメントシステムに従いながら、データをCIERTOに登録し、検索にヒットすれば情報を必要とする社員が使用できるため、データが資産として有効活用される土台を構築できています。

■セキュリティを保った適切なデータ共有環境を構築
オンラインでの情報共有は、権限がなくても画面キャプチャを撮って二次利用できてしまうなどセキュリティ面でのリスクもありますが、同社では二次利用不可のコンテンツや機微な情報に透かしを表示させたり、都度承認が必要なデータはダウンロード制御をかけることで不正利用を防いでいます。社員は使用可否を一目で確認できるため、誤使用リスクや担当者に確認する手間なしにデータを使用できる体制が整いました。実績作品の写真などは二次利用の許可が得られたデータのみを共有することで「CIERTO上のデータ=許諾が取れているデータ」という認識が浸透しています。

■各種デバイスで全国拠点からアクセスできナレッジシェアを実現
以前は社内PCからしかサーバー上のデータを参照できない、フォルダごとにアクセス権が分かれているなど会社全体での情報共有が難しい状況でした。現在はPC・iPadからオンラインでアクセスでき、全国の支店メンバーにもデータを共有できるようになりナレッジシェアを実現しています。会議中にipadでプロジェクト情報を閲覧したりお客様先で実績を見せるなど必要な情報を即座に活用できています。データに対するアクセス元やよく使われているデータ等のログ情報から、社員が必要としているデータの傾向を分析し今後充実させるべきコンテンツの計画も行っています。

■データの一元管理・メタデータ登録で必要な情報を即座に活用可能
竣工図、竣工写真、動画、提案書、検討書など様々なデータをCIERTOで管理し、コンテンツに関する様々なキーワードをメタデータとして登録することで、ユーザーは検索窓にキーワードを入力するだけで求める情報がヒットする状態を整備しました。ファイル内のテキストを対象にした全文検索も行えるため、データの検索効率は格段に向上しています。豊富なコンテンツと関連キーワードをCIERTOに登録しておくことで、設計社員がCIERTOにアクセスしてそれぞれの観点から検索し、何かしらの情報にたどり着けるようにしています。

■豊富な動画機能の活用&オンライン共有で閲覧・確認作業を効率化
社内で開催される講習会の動画をCIERTOにアップすることで、欠席者がPCやiPadからいつでも動画を閲覧することができるようになりました。CIERTOの動画機能ではストーリーボードでサムネイルを表示したり、シーンに対するコメントを登録できるため、長尺動画も再生せずに内容を確認することが可能です。サムネイルの内容やシーンコメントからどの辺りでどんな話をしているかを把握できて頭出しも簡単に行えるため、確認作業の効率化に繋がっています。今後は施工風景を定点観測した動画の共有など、活用範囲を拡大していく予定です。

担当者の声元々あったコンテンツを効率的に活用できる環境が整ったと感じています

ファイルサーバーでデータを共有する場合はファイル名とアイコンしか出てこないため、いくら高品質な情報があったとしても魅力的に見えずデータが埋もれがちでした。CIERTOなら綺麗なプレビュー一覧で閲覧でき検索もしやすく、動作レスポンスも早いので、元々あったコンテンツが息を吹き返したように資産として社員が効率的に活用できる環境が整ったと感じています。設計部門として品質へのこだわりを持ち常に上を目指すために、CIERTOで効率的に情報を共有して品質を確保し、プラスアルファの技術提案をしていきたいと常に考えています。
大成建設株式会社について https://www.taisei.co.jp/
大成建設は、国内外で、土木事業、建築事業、開発事業を中心に、長年にわたり培かってきた高度な技術力に基づき、建設工事全般に関する企画、設計、監理、施工、エンジニアリング、マネジメント、コンサルティングなど、様々な事業を展開しています。
関連リンク

CIERTO -デジタルアセットマネジメント(DAM)システム -

デジタルアセットマネジメントシステム「CIERTO」は、カタログ・Web・プロモーションビデオ・チラシ・DM・ECサイトなどの企業のマーケティング活動に関わるあらゆるデジタル資産の一元管理を実現します。素材となる商品写真やスペック、イラスト、動画、ロゴ、テキスト、ドキュメントなど全てのコンテンツを統合的に管理し、本社や販売店間での共有はもちろん、販促物制作に関わる宣伝部と各制作プロダクションなど様々な関係者間でリアルタイムに共有することが可能です。 販促媒体の制作においては、入稿から進行管理・修正指示・承認・変換・配信・アーカイブまで、CIERTOを中核に制作進行することが可能です。これにより、媒体制作の生産性向上・品質向上・ブランドマネジメントの強化を実現し企業のマーケティング活動を強力にサポートします。