株式会社ビジュアル・プロセッシング・ジャパン

Case Studies

導入事例

ティーライフ株式会社

テレワークでもスムーズに制作進行できるオンライン校正&コミュニケーション

- 校正のデジタル化で1カタログあたり2-3日の校正期間短縮、Webサイト校正の効率化を実現 -

導入前の
課題

  1. 回覧形式で校正フローを進行しており転記/取りまとめの手間やミス発生のリスク
  2. 会社にいないと校正が行えない&会議形式で長時間の意見交換など作業効率が悪い
  3. 制作会社への修正指示時に画像の合番割り振りやデータ送付など作業負荷が高い

導入後の
効果

  1. 回覧や転記などアナログ作業が削減され校正期間短縮/ヒューマンエラー防止
  2. テレワーク環境でもスムーズに校正フローを進行でき業務効率が向上
  3. 差替え画像添付やチャット共有など制作会社へ修正指示を明確かつ効率的に伝達

オンライン校正&コミュニケーション「APROOVE」選定の理由

ティーライフ株式会社では健康食品や化粧品のカタログ・チラシなど様々な販促媒体を制作しており、カタログ制作時には社内の26名が関わり校正フローが進行しています。校正フローのデジタル化を目的に製品の検討が行われました。比較検討したシステムの中には印刷会社向けのRIP系の製品や自由度の低い製品もあり、使いやすさ・クオリティの高さからAPROOVEが選定されました。ファイル添付やコメント機能などの豊富な機能や対応フォーマットの多さ、低価格で使用できる点などが選定時のポイントとなっています。

回覧・転記・取りまとめが不要になり校正期間の短縮・ヒューマンエラーの防止を実現

同社では以前、カタログ制作の際には複数の部署に校正紙を配布して回覧形式で校正を進行していたため、回覧終了後には赤字の転記や取りまとめの作業に約1日を費やしていました。回覧が複数部に分かれるため、同じ箇所に別の内容の注釈が入る場合には各校正担当者に意図を確認したりフィードバックするなど余剰な工数が発生していました。現在は、カタログPDFをAPROOVEに登録し、校正担当者へ招待メールを送付して複数人が同時にオンラインでの注釈作業を行えております。自動で注釈指示が集約されるため、転記や取りまとめの作業が不要になりました。校正担当側は業務のタイミングなど自分の裁量で注釈指示が行えるようになり、制作担当側は大量の校正紙を広げて確認/転記する必要がなくなり、双方の業務効率化を実現しています。以前のフローでは注釈内容の誤記・誤読、転記漏れなどのミス発生リスクが常にありましたが、今は注釈指示内容が全てナンバリングされて明確なのでヒューマンエラーの発生を防止できています。


作業場所や時間にとらわれずに校正作業を進行可能

■作業場所や時間にとらわれずに校正作業を進行可能
以前は回覧形式で校正を進行してたため、会社にいる間もしくはカンプを持ち帰らなければ校正作業が行えない状況でしたが、オンラインで校正が行えるようになったことで、テレワーク環境が進む中でも業務が滞ることなくカタログ制作を進行できるようになりました。他の人が入力した注釈が確認できるため、指示の重複も削減されています。校正の進捗や対応者の一覧など進行状況が一目で確認できるためスケジュール管理が効率化され、校正期間の超過の防止にも効果が出ています。


Webサイトリニューアル時の校正フローを効率化

■Webサイトリニューアル時の校正フローを効率化
同社では、Webサイトリニューアルの際にもAPROOVEを使用しています。WebサイトのURLをAPROOVEに登録するだけで実際にWebサイトを閲覧するような感覚で画面上で内容のチェック/注釈指示を行うことが可能です。通信販売を行う同社では法改正に合わせた広告表現の見直しなどWebサイトの校正も定期的に行われるため、画面を印刷したり該当箇所のキャプチャを撮って修正指示を伝えるなどの作業なしに、オンラインで効率的に校正が行えることで業務効率が向上しています。


■対面会議を削減しスムーズに校正フローを進行
以前はカタログ制作の際に約20名の校正/承認担当者が会議室に集まり、カンプPDFをスクリーンに表示させて意見を出し合う会議が行われていました。現在は会議を設けることなくオンラインで校正を進行できるようになったため、会議のスケジュール調整の手間や出席者の時間を拘束してしまうといった課題も解決でき、校正期間の短縮にも繋がると期待されています。対面会議をなくすことで、テレワークでもスムーズに校正を進行することが可能になりました。


■制作会社との円滑なコミュニケーションを実現
制作会社への修正指示の際、注釈を転記したPDFと差し替え素材をファイル便等で送付していたため、どの画像がどの箇所の修正データかを合番をつける必要があり、かなりの手間が生じていました。APROOVEでは差し替え画像を注釈コメントと合わせて添付できるため、明確にデータを共有できるようになり工数削減に繋がっています。入力された注釈指示を取捨選択しコメントを追記するだけで制作会社へ修正指示を共有できるため、コミュニケーションの効率化を実現しています。

担当の声業務効率化やヒューマンエラーの防止、校正日数の短縮など多くの効果が出ています

APROOVEを活用することで、カタログ/Web制作における業務効率化やヒューマンエラーの防止、校正日数の短縮など多くの効果が出ています。「今どこまで回覧が進んでる?」などの不透明な状況がなくなりスケジュール管理も効率化できています。また、会社として今後さらにテレワークを拡大する動きもあるので、業務が止まることなく校正フローをスムーズに進行できるようになり非常に助かっています。今はカタログ、Webサイトの校正で主に使用していますが、今後はチラシやDM、メルマガなどその他の校正業務でも使っていきたいと考えています。制作部門だけでなく、品質管理部門と行う広告表現のチェックなど、多部門での活用も拡げていく予定です。
ティーライフ株式会社について https://www.tealife.co.jp/
ティーライフは、人生100年時代を楽しく健康的に過ごすことをお手伝いする、ウェルネス&ライフサポート企業として「いつまでも健康、いつまでもキレイ」をスローガンに掲げ、自社企画した商品を提供しています。メタボメ茶、プーアール茶、ルイボスティー等の健康茶の他、サプリメント等の健康食品、hugmナチュラルシャンプー等の化粧品を、カタログ、WEBサイトを中心とした通信販売にて提供しています。
関連リンク

APROOVE -オンライン校正&ビジュアルコラボレーション-

APROOVEはクロスメディアコンテンツ制作を支援するオンライン校正&ビジュアルコミュニケーションソリューションです。
校正・注釈や進捗確認、承認、バージョン管理、スケジュール管理などのあらゆるコミュニケーションプロセスがオンラインで実現することで効率的な制作ワークフローを実現。コミュニケーションミスや作業負荷を大幅に削減し、生産性の向上を実現します。