Sansan株式会社　様

活用方法

• 全文検索機能で更新箇所の特定を効率化

  CIERTOの全文検索機能を活用して、コンテンツ内のテキストから更新が必要な文言を洗い出しています。今までの作業工程では目視で全ページを確認していましたが、CIERTOでは該当する文言の検索のみでヒットさせることができるため、洗い出し作業の工数を大幅に削減できました。また、全てのコンテンツ内容を把握していなくても更新対象を特定できるため、担当者の経験値による差を解消でき、チーム内の対応標準化も実現しています。

• 更新作業を一元化し、リスクも低減

  従来のコンテンツ更新作業では、クラウドからローカルにPDFをダウンロードして修正指示書を作成し、再びクラウドにアップロードしたデータを共有することで担当者間の認識合わせをしていました。クラウドとローカルの往復はやりとりを煩雑にする他、対応の属人化も課題でした。CIERTOのコメント機能を活用で、関係者間のやり取りが一元化。状況が可視化されたことで作業途中での引き継ぎも可能になると共に、ローカル作業での新旧データの取り違えなどのリスクを低減することもできました。

• コレクション機能で緊急時の情報共有が高速化

  CIERTOはシンプルな階層構造を構築でき、部門ごとにボリューム（フォルダ）を分けて運用しています。ボリューム単位で詳細検索ができるため、検索結果に他部門のデータが混ざることもなく、各部門で安心して活用できています。 また、検索結果をまとめて共有できるコレクション機能を活用し、洗い出した内容を瞬時に共有可能に。定常的な洗い出し対応のみならず、緊急対応をする際にも対象ファイルを即座に提示できるようになり、対応スピードが大幅に向上しました。

• ハイライト機能で影響範囲を瞬時に特定

  ハイライト機能により、ファイル内のどこに更新対象となる文言があるのかをすぐに把握できるようになり、更新対象の特定が格段に早くなりました。以前は該当ファイルを開いてから目視で探す必要がありましたが、今は検索結果から該当するページをすぐに確認できます。併せて、メタデータ機能を活用してコンテンツ更新に必要な情報を付与していることで、緊急時にも検索だけで影響範囲を把握できる体制が整っています。