株式会社スギ薬局 様
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株式会社スギ薬局
株式会社スギ薬局は、1976年創業のドラッグストアと調剤薬局を中心に事業を展開するヘルスケア企業です。全国約2000店舗、約5000名の薬剤師と約600名の管理栄養士により医薬品・化粧品・日用品の販売に加え、処方せん調剤や在宅医療支援など地域密着型のサービスを提供しています。生涯に渡り健康・美容・生活を総合的に支える「トータルヘルスケア戦略」を掲げ、より質の高い医療・生活支援を実現しています。
商標データをはじめとした社内コンテンツの安全で効率的な活用基盤の構築
- 利用制限と申請・承認ワークフローによるセキュリティとコンプライアンス強化 -
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課題/ソリューション 1
【課題】
各部門における写真、画像データの検索や共有が属人化 以前は、写真や画像データが各部門の個人PCやクラウドに分散していたため、必要なデータの所在が不明だったり、一部の人間しかアクセスできなかったりといった問題が発生していました。共有時もその都度ダウンロードしてメールやチャットで送るなどの煩わしい作業を伴っていました。
【ソリューションと成果】
データ一元化とルール策定による業務効率化とセキュリティ向上 各部門で必要なデータをオンラインで共有し、すぐに検索することが可能になりました。またロゴやキャラクターデータは申請、承認手順を設け、外部デザイナーはゲストとして期限を決めて共有するなどの利用ルールを定めたことで効率化と同時にセキュリティも向上しました。
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課題/ソリューション 2
【課題】
商標データに関する詳細情報の把握に余剰な時間が発生 以前はロゴやキャラクターなどの商標データの登録日、有効期限、出願先、出願内容などの詳細情報を、画像データと別にExcelで管理していました。任意のロゴデータの有効期限をすぐに把握できず、毎回Excelで確認する手間が発生していました。
【ソリューションと成果】
商標登録から商標データの利用期限管理まで一貫したワークフロー構築 CIERTOの活用により、必要な商標データと商標情報をすぐに把握できるようになりました。また利用期限が近づくと法務担当者に自動でメール通知されたり、弁理士の先生と出願申請依頼にも活用することで、出願、登録、期限管理までを一貫して効率化しました。
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課題/ソリューション 3
【課題】
採用写真のデータが分散していることによる余剰業務の発生 会社案内・統合報告書、採用サイトなどに使用する写真の管理は各部門毎に保管していました。そのため被写体の社員、撮影日、利用期限などの情報が共有されていませんでした。
【ソリューションと成果】
コンテンツ使用のルール化とセキュアなデータ管理基盤構築 各部門に散在する写真データをCIERTOに集約し、社員情報、撮影情報を付与しました。これにより各採用媒体への正確な情報配信が実現しました。また採用部門のみの閲覧とし、他部門の利用者はゲスト配布を行うなどの運用制限によるセキュリティ対策も実施しています。
導入の背景 | 担当者様インタビュー
業務改善やコスト削減など、高い導入効果が見込めるサービス
CIERTO検討のきっかけは、グループの拡大に伴い、事業企業や部署が増えたことによるコンテンツ管理体制に疑問を抱いたことから始まります。調査の結果、すでに20を超える主要部署において画像、イラスト、動画などのファイルデータ、また各種情報がバラバラに管理されており、その弊害としてデータ収集の手間による「余剰コスト」が発生していました。また各素材データにおける著作権情報や商標データ管理についても、担当者に依存せざるを得ないアナログな作業が発生し、業務改善の必要性を感じました。その中でCIERTOの製品選定は改善課題として挙げていたテーマに合致しており、コスト効果をシミュレーションできたこともあり比較的スムーズにすすみました。
活用方法
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Adobeプレビューによる確認速度の向上
公式キャラクターである「スーギー」「スーニャ」のイラストを使用する際に会社のイントラに掲載されているCIERTOのURLを参照します。そのURLを辿ると「スーギー」「スーニャ」のイメージをプレビューで確認でき、欲しいイメージ画像番号で申請 / 承認を経て利用することが可能です。イメージデータはAdobe Illustratorなどのクリエイティブデータもありますが、アプリケーションを保持していなくてもイメージが確認できるので利用者を制限せず運用を促進できました。
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メタデータを利用した迅速な商標情報検索
これまではロゴやキャラクターなどの各商標イメージデータとは別に、商標情報が共有ファイルに記載されていたので、利用期間の確認だけではなくイメージと商標情報の整合性のチェックを併せて行う必要がありました。CIERTOでは登録されているイメージデータにメタデータを付与することで、出願ステータス、ロゴ区分、利用用途などの基本情報から、登録日、有効期限、出願先、出願タイプなどの詳細にわたる登録情報がすぐに把握できるようになりました。
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手軽なコンテンツ共有を実現するゲスト配信
会社案内・統合報告書作成の際に外部のデザイナーや制作会社とのデータ共有にゲストリンクを活用しています。ちょっとしたイメージの確認や受渡しなどの際にID / PWを都度に発行する必要がないばかりか、利用期限指定や二段階認証などのセキュリティ面でも適応しており、非常に利便性の良い機能です。その他、弁理士の先生に申請用の商標データを送るときや、キャラクターデータの社内でのイメージ確認を行うときなど、多様な業務シーンで活用されています。
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申請・承認フローによるコンプライアンス強化
各部門における商標データ、また採用サイトや会社案内・統合報告書などに使用するコンテンツに関しては、コンプライアンス重視の昨今においては慎重な取扱いが要求されます。同社ではコンテンツを利用する際にオンライン上で申請を実行させ、承認権限のある利用者が承諾することで初めてコンテンツをダウンロードできるようなワークフローを構築しています。さらに承認前のコンテンツには“透かし”が入っているので、承認前段階でキャプチャを取られることもなく安全性を担保しています。
関連商品
デジタルアセット 管理システム
製品サイト:https://www.vpj.co.jp/product/cierto/

