Case Study
- 導入事例 -
ティーライフ株式会社 様
企画制作
企画開発
品質管理
ティーライフ株式会社
人生100年時代を楽しく健康的に過ごすことをお手伝いする、ウェルネス&ライフサポート企業として「いつまでも健康、いつまでもキレイ」をスローガンに掲げ、自社企画した商品を提供しています。メタボメ茶、プーアール茶、ルイボスティー等の健康茶の他、サプリメント等の健康食品、hugmナチュラルシャンプー等の化粧品を、カタログ、WEBサイトを中心とした通信販売にて提供しています。自社の強みを生かしたニッチな市場にて、独自性の高い商品とパーソナルなマーケティングが強みです。
オンライン校正&コミュニケーション改善による媒体制作期間短縮
-1 カタログあたり 2-3 日の校正期間短縮と Web サイト制作の効率化 -
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校正紙回覧業務の削減による生産性向上
従来のカタログ制作では、複数部署に校正紙を配布し回覧形式で校正を進行していたため回覧終了後には赤字の転記や取りまとめ作業に約1日を費やしていました。同じ箇所に複数部署の注釈が入る場合には、各校正担当者に意図を確認したりフィードバックするなどの余剰工数が発生していました。APROOVEにデータ登録することで校正依頼メールが自動的に送付され、複数人が同時にオンラインで注釈を行うことが可能になり生産性向上に繋がっています。
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新環境における新しいコミュニケーションの確立
校正紙を中心としたアナログな校正作業からAPROOVEによるオンラインフローに切り替わったことで、コロナ禍によるテレワークへの対応も非常にスムーズに行えました。Web会議中に注釈画面を共有することで、ダイレクトに校正担当者に指示内容に対する確認を行ったり、チャットを活用することで齟齬のないコミュニケーションを築くことができました。今後は外部の監査機関も巻き込んだオンラインコミュニケーションフローを構築予定です。
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転記、取りまとめ作業のヒューマンエラー防止
システム導入以前は、各部署が記入した校正紙を広げて指示内容の転記を行っていたため、注釈内容の転記漏れ、誤記・誤読などのリスクが常にありました。APROOVEは転記作業そのものが不要になることで、ミス発生リスクの解消はもちろん、大幅な工数削減にも繋がりました。また、どの部署からの注釈指示なのかを明確に把握できたことで注釈指示の取りまとめ作業が簡略化され、ヒューマンエラーの発生を防止できています。
導入の背景 ｜ 担当者様インタビュー
利用部門を拡張し、業務の効率化を推進
比較検討したシステムの中にはRIP系の製品や自由度の低い製品もあり、使いやすさ・クオリティの観点からAPROOVEを選定しました。特にファイル添付やコメント、チャット機能などの豊富なコミュニケーション機能や対応フォーマットの多さが選定のポイントでした。APROOVEを活用することで、カタログやWeb制作における業務効率化やヒューマンエラーの防止、校正日数の短縮など多くの効果が出ています。テレワークの推進など環境が大きく変わる中でも業務が止まることなく校正フローをスムーズに進行できることは大きなメリットだと感じています。チラシやDM、メルマガなど制作部門での利用にとどまらず、品質管理部門での広告媒体チェックなど、他部門での活用も拡がっています。
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活用方法
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作業場所や時間に制限されず校正作業を進行
システム導入以前は校正紙の回覧による校正作業を行っていたため、出勤中もしくは家に校正紙を持ち帰らなければ作業が行えない状況でした。APROOVE導入後、オンラインで校正作業が行えるようになり、テレワーク環境が進む中でも業務が滞ることなくカタログ制作を進行できるようになりました。また他部門が入力した注釈内容が確認できるため、指示内容の重複も削減されています。さらに各ページの承認状況や校正担当者のジョブ進行状況が一目で把握できるため、煩わしいスケジュール管理が効率化され、校正期間超過の防止にも効果を発揮しています。
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対面会議を削減することで業務最適化を実現
同社の従来のカタログ校正では、約20名の校正/承認担当者が会議室に集まり、スクリーンに表示された校正紙に対して意見を出し合う形で対面会議が行われていました。スケジュール調整の手間や出席者の時間を拘束してしまうことから、校正のための対面会議はカタログ進行におけるボトルネックになっておりました。APROOVE導入は会議そのものを排除しオンラインで意見を集約することで、担当者たちのカタログ制作ヘ対する関わり方を変えました。担当者は時間や場所にとらわれずに自分の裁量で校正業務に参加できるようになり、業務の最適化を実現しています。
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Web サイトリニューアル時の校正業務を効率化
通信販売を行う同社では法改正に合わせた表現の見直しなど、Webサイトリニューアルの際の校正も定期的に行われます。これまでは、都度Web画面を印刷したり該当箇所のキャプチャをとって修正指示を伝えるなどのアナログな校正作業を行っていました。APROOVEは、WebサイトのURLをシステムに登録するだけで実際にWebサイトを閲覧するような感覚で内容のチェック/注釈指示を行うことが可能です。Web媒体であるにも関わらず、紙として出力しないと校正ができないことに違和感を感じていた為、APROOVE導入によりカタログ校正と同時にWeb媒体の校正を開始し効果をあげています。
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制作会社との正確・迅速なコミュニケーション
従来の制作会社への修正指示方法は、注釈を転記したPDFと差し替え素材をファイル便等で送付し電話やメールで説明するというものでした。これにより差し替え素材が紙面のどこの箇所の差し替えであるかを判別するための合番をつける必要があり、かなりの手間が生じていました。APROOVEでは差し替え素材を注釈コメントと合わせて添付できるため、明確に修正指示箇所を共有できるようになりました。これにより社内の部署間だけではなく制作会社へ対して、正確かつ迅速な校正コミュニケーションを進めることが可能になりました。
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