株式会社ベネフィット・ワンは福利厚生サービス「ベネフィット・ステーション」を展開しており、約90ページ程の隔月会報誌や企業専用媒体（約60媒体）を制作しています。導入前は同社内のメディアグループとバイヤー間の煩雑なコミュニケーションフローが大きな課題でした。1媒体あたり最大60人のバイヤーが商品に赤入れを行いますが、全員に校正用紙を配布し、各自校正作業をしておりました。メディアグループの担当者は、印刷会社用の指示書を作成の為に、全バイヤーの校正用紙を集め、転記を行っており、作業負荷が高い状況でした。データサーバで紙以外の原稿データを回収することもあり締切を設けて行っていましたが締切後に追加されたり、修正されたり、更新情報の確認に多くの手間がかかっていました。

課題を解決すべく、オンライン校正システムの選定を開始しました。APROOVE以外にも３つのシステムを検討しました。１つは印刷会社が提供しており、発注している印刷物以外は使用できないという制約がありました。また印刷機器メーカーが提供しているシステムも検討に上がりましたが、印刷・製版の現場向けのシステムであり自社の求める要件とは異なりました。別のシステムでは、ゲストの概念がなく、有償のユーザーアカウントが必要となるため、今後社内だけでなく社外とのワークフローを構築した際に膨大なコストがかかってしまうのがネックでした。その点、APROOVEは各製品の懸念点をすべてクリアしており、機能面、コスト面ともに要件を満たすバランスの取れた製品であった為、APROOVEの導入を決定しました。

現在はメディアグループとバイヤー間の校正コミュニケーションはAPROOVEで統一されております。メディアグループがPDFをアップロードし、担当するバイヤーのゲストIDを発行することで、1つのPDFに全バイヤーの指摘内容が集約されます。結果、従来行っていた取りまとめ、転記作業もなくなり、メディアグループはバイヤーが入れた赤字の最終チェックに集中することが可能となりました。また導入前のExcelやメールを介した校正フローでは、修正内容や承認状況のステータスが分かりづらく、メディアグループの確認に手間が掛かっていました。現在はAPROOVE上でバイヤーの上長の確認、承認も行われており、指示の箇所や内容も明確になった為、確認の手間が大幅に減り、コミュニケーションが大幅に改善されています。

最初はページ数の少ない媒体から試験的に始めましたが、今では総合カタログの校正業務でもAPROOVEを使用しています。紙でのワークフローがシステムに変わることでのストレスも懸念されましたが、社内でAPROOVE利用者のアンケートを実施したところ、利用者の約80%は赤字が入れやすい、画面がわかりやすいと高い評価を得ています。また業務改善を実感しているという回答も多くあり、校正業務では約40%、承認に関連する業務では約25%以上の時間短縮に成功しています。また、現在は社内のワークフロー改善として運用をおこなっておりますが、今後は顧客など社外を巻き込んだ校正ワークフローとして拡張していく構想もあり、さらなる業務効率化が期待されます。