情報漏洩・不正利用の主な原因とは

企業における情報漏洩や不正利用の主な原因は、大きく分けて3つあります。

1. 管理体制の不備：適切なアクセス制限が設定されておらず、必要のない従業員が機密データにアクセスできる環境。
2. 人的ミス：誤送信や誤共有による意図しないデータ流出。
3. 外部からの攻撃：サイバー攻撃やフィッシング詐欺による不正アクセス。

これらのリスクを放置すると、企業の信用が失墜し、法的責任を問われる可能性もあります。特に、契約コンテンツの管理が適切でない場合、著作権や契約違反の問題が発生しやすくなります。

契約タレントのコンテンツ使用におけるリスク

SNSが普及した現代では、企業のデジタルコンテンツが意図せず拡散されるリスクが高まっています。従業員が業務上のデータを個人のSNSにアップロードしたり、機密情報が第三者に共有されることで、ブランドイメージの低下や法的問題に発展するケースも少なくありません。
また、タレントやモデルのコンテンツを利用する際には、契約期間や使用条件の厳格な管理が必要です。契約期間が終了したにもかかわらずコンテンツを継続利用してしまうと、契約違反となり、高額な賠償請求を受ける可能性があります。 近年では契約終了しているにも関わらず、気づかずに広告やSNS投稿にタレントの画像を使用してしまうケースが増加しております。また、企業が複数のブランドや製品ラインナップを展開している場合、使用許諾の範囲が複雑になる傾向があり、正確な情報把握が必要となります。過去には、作曲家が、ゲームソフトのBGMとして楽曲の使用を許諾したが、契約で定めた範囲を超えて使用されたとして問題になったケースもあります。
こうしたリスクを防ぐためには、契約コンテンツを正しく管理することが不可欠です。コンテンツの利用者が契約条件を正確に把握できる環境を構築し、不正利用を事前に防ぐことが重要となります。

社内外での誤ったデータ共有がもたらす危険

企業内でのデータ共有が適切でない場合、情報漏洩のリスクが格段に高まります。中でも、クラウドストレージや社内の共有サーバーを利用しているケースでは、データに対するアクセス権限を正しく設定しているかが重要なポイントになります。アクセス権限が適切に設定されていない場合、本来アクセス権限を持たない従業員が機密データにアクセスできる状況を招き、意図せずデータが流出する危険があります。
また、外部パートナーとのデータ共有においても、アクセス制御が不十分だと、契約外の第三者に機密情報が渡る可能性があります。特に、クラウドストレージを利用する場合、適切なセキュリティ設定がされていなければ、誰でも機密情報にアクセスできる状態になりかねません。誤ったデータ共有を防ぐ意味でも適切なアクセス制御が重要となります。さらに良くないケースでは、退職した従業員が依然として社内の機密情報にアクセスできる環境が残っているケースです。システム管理者は、社員の入退社に合わせてアクセス設定を常に最新に更新する必要があります。
また、契約コンテンツを扱う部門とマーケティング部門の間で適切な情報共有が行われない場合、未許可のコンテンツが無断で利用され、企業の法的リスクを増大させる要因になります。アクセス制御だけでなく、コンテンツの利用者が契約条件や許諾範囲を正しく把握できるコンテンツ管理の環境が重要となります。

1. 安全なデータ管理体制を構築するための基本ルール

データ管理の基本ルールを確立することは、情報漏洩や不正利用を防ぐための第一歩です。企業が取り組むべき基本ルールには、アクセス制御の明確化、データの分類とラベリング、定期的なセキュリティ監査の実施などが挙げられます。特に、アクセス制御の厳格化は重要で、必要最低限の人のみがデータにアクセスできるようにするゼロトラストの考え方を取り入れるべきです。また、従業員のセキュリティ教育を強化し、データ管理に対する意識を高めることも欠かせません。

2. コンテンツの利用履歴・権利管理を徹底する方法

デジタルコンテンツの適切な利用管理は、企業の信用を守る上で不可欠です。特に、著作権や契約期間の管理が不十分だと、意図せずコンテンツを不正に使用してしまうリスクが高まります。適切な権利管理を行うためには、各コンテンツのライセンス情報や契約期間を一元管理し、期限切れコンテンツの自動アラート機能を活用することが有効です。また、利用履歴を記録し、誰がどのコンテンツをどのように利用したかを把握することで、不正利用の抑止力を強化できます。

3. DAMを活用した情報漏洩リスクの最小化

DAM（デジタルアセット管理）を導入することで、情報漏洩のリスクを大幅に軽減できます。DAMは、企業のデジタルアセットを一元管理するソリューションです。適切なアクセスコントロールはもちろん、コンテンツと契約情報をセットで一元管理する仕組みを整えることが可能です。さらに、契約が切れるとダウンロード機能が使用できなくなるダウンロード制御や管理者による承認を必要とするダウンロード申請機能、利用履歴のログ管理など、不正利用を防ぐ様々な機能を搭載しております。 特に、外部パートナーとのデータ共有において、DAMを介して制限付きのリンクを発行することで、誤送信や不正ダウンロードを防ぐことができます。コンテンツ制作業務では、制作物単位で外部のプロダクションが変わるケースも多く、一時的に許可したはずのアクセス権が、誤って継続的にアクセスできる状態になっていることがないよう、徹底した管理が求められます。

デジタルアセットの管理（DAM）は、コンテンツの情報漏洩や不正利用を防ぐために不可欠なツールです。その中でも特におすすめなのが「CIERTO」です。CIERTOは高度なセキュリティ機能と利便性を兼ね備えたDAMソリューションであり、幅広い業界で多くの企業に採用されています。

1. 高度なセキュリティ機能で情報漏洩を防止

CIERTOは、最新の技術を採用し不正アクセスや情報漏洩を徹底的に防ぎます。また、アクセス制御機能が充実しており、ユーザーごとに閲覧・編集・ダウンロードの権限を細かく設定することが可能です。これにより、必要な人だけが適切な範囲でコンテンツを利用できるため、安全性が確保されます。また、誰が、いつ、どのコンテンツにどのような操作をしたのか、詳細の操作ログを取得することが可能です。過去に遡り、コンテンツを基軸とした操作ログを確認することもできるため、不正なアクセスがないか確認することが可能です。

2. 契約コンテンツの不正利用を抑止

​CIERTOは、コンテンツと契約条件をセットで紐づけて管理することで、契約コンテンツ管理を効率化します。​具体的には、契約期限が切れると自動的にダウンロードができなくなる機能やダウンロード申請機能を搭載しています。​さらに、使用できないコンテンツには自動的に透かしが入り、キャプチャによるコンテンツ流出も防ぎます。コンテンツをダウンロードやアップロードする際に、適切な管理者による承認フローを設定することも可能です。これらの機能により、CIERTOはコンテンツの不正利用や情報漏洩を防ぎ、契約コンテンツの管理を効率化する強力なツールとして、多くの企業に採用されています。

3. 直感的な操作で簡単にデジタル資産を管理

多機能なDAMであっても、操作が複雑では利便性が損なわれます。しかし、CIERTOは直感的なユーザーインターフェースを備えており、初心者でも簡単に扱うことができます。CIERTOに登録されているデータはプレビュー付きで管理するため、閲覧のために専用のアプリケーションは不要です。さらに画像のフォーマットの変換や動画データのシーンカットなど、簡単な編集も可能です。ドラッグ＆ドロップでファイルのアップロードが可能なほか、AIを搭載した強力な検索機能によって、必要なデータを素早く見つけることができます。

4. ワークフローの最適化で業務効率を向上

CIERTOは、コンテンツ管理だけでなく、チームでのコラボレーションを支援する機能も充実しています。あらゆるコンテンツの制作工程では、外部のプロダクションとの連携も必要です。CIERTOでは、制作中のデータにオンラインで修正指示を出すことが可能です。さらにチャット形式でのコミュニケーションも可能なため、円滑な制作フローをサポートします。また、承認プロセスの自動化やバージョン管理機能があり、チームメンバー間での作業の透明性を向上させます。これにより、業務の効率化が図れ、無駄な手間を省くことができます。

5. 充実したサポート体制

CIERTOは、導入時のサポートはもちろん、運用後のサポートも充実しています。導入時には、運用立ち上げを行うコンサルティングチームが担当し、各社の業務フローに合わせたトレーニングやシステム設定、データ移行支援などを実施します。運用後は、各社ごとにカスタマーサクセスの担当者をアサインし、運用を把握した担当者がトラブル発生時も迅速に対応するため、安心して利用できます。年に２回、定期的なアップデートにより、常に最新の機能とセキュリティ対策が提供されるため、長期間にわたって安心して活用できます。CIERTO導入企業からの機能リクエストも受け付けており、汎用性が高い機能に関しては、標準機能として搭載されます。

企業が今すぐ見直すべきデータ管理のポイントとして、アクセス制御の厳格化、契約コンテンツの期限管理、利用履歴の可視化が挙げられます。特に、セキュリティリスクの高いコンテンツに関しては、適切なツールを導入することで、リスクを最小限に抑えることができます。従業員全体のデータ管理意識を高め、定期的な監査を実施することも重要です。また、CIERTOを活用することで、企業の信用を守りながら、効率的なコンテンツ管理を実現できます。今こそ、貴社のデータ管理体制を見直し、最適なソリューションを導入するタイミングです。