CIERTO DAMの導入〜ご発注から運用開始までのプロセス
はじめに
本記事では、CIERTOの導入を考えている方を対象に、運用の立ち上げをより理解を深めるために、弊社のデジタルアセットマネジメントシステム、CIERTOを使い始めるまでの流れを紹介します。この記事を読むことで、CIERTOの導入から運用までの全体像を把握し、システムをスムーズに活用するための準備ができます。さらに、CIERTOの購入前の不安も解消されることでしょう。また、具体的な実例も随時、別記事でアップする予定ですので、ぜひご覧ください。
01 . 全体スケジュール
全体スケジュールは下記図
02 . 構築
このステップでは、VPJの技術担当者がMicrosoft Azure上にお客様専用の環境を構築しCIERTOをインストールします。期間：ご発注から約2週間で完了。
03 . トレーニング
03-1 ユーザトレーニング
このステップでは、CIERTOのユーザ画面の操作についてのトレーニングを行います。このトレーニングを通じて、CIERTOの動作や機能を理解し、業務定義やアプリケーション設計に活用します。また、社内周知等はお客様にお願いしていますので、操作方法を習得する必要があります。
期間：1~2時間程度のお打ち合わせを1回実施
03-2 管理者トレーニング
次に、CIERTOの管理者画面の操作についてのトレーニングを行います。このトレーニングでは、CIERTOの管理者側で設定できる項目やその設定方法、ユーザ別の機能制限方法などを学びます。アプリケーション設計後にお客様自身で設定を行っていただくため、操作方法を習得していただきます。
期間：2~3時間程度のお打ち合わせを1回実施
04 . 業務定義
このステップでは、現行業務をヒアリングさせていただき、その内容を基にCIERTOを使った新業務を提案し、確立させます。以下のヒアリング項目をご提供いただきます。
業務定義ヒアリング項目例
- ①現状の業務の流れ（CIERTOに置き換わる業務の現状フロー）
- ②現状業務の登場人物（誰がデータを作成するか、誰がデータをアップロードするか、誰がデータを管理しているか、誰がデータを使用するのか等）
- ③現状業務の課題（CIERTOに置き換わる業務の現状の課題）
- ④現状のデータ保管場所(※保管場所はだれがアクセスできるのか)
- ⑤CIERTOで行いたいことは何か
- ⑥CIERTO上で管理するデータの種類（.jpg, .png, .pdf, .pptx, .xlsx, .docxなど）
- ⑦フォルダ階層
期間：約3週間。週1回程度のお打ち合わせを実施。
05 . アプリケーション設計
このステップでは、業務定義で確立した新業務を実現するためのCIERTOの設計を行います。両社で権限の設定やユーザ設計などの詳細を検討します。
アプリケーション設計検討項目
- ①ユーザ
- ②グループ
- ③ロール
- ④公開ボリューム（フォルダ階層）
- ⑤アクセス権
- ⑥メタデータ
- ⑦その他（オプション機能等あれば）
期間：約3~4週間。週1回程度のお打ち合わせを実施。
06 . アプリケーション設定
このステップでは、アプリケーション設計で決定した内容を基に、お客様自身でCIERTOの設定を行っていただきます。設定にかかる時間は、設計の内容によって前後しますが、初めての方でも5,6時間程度で設定を完了できます。設定完了後、VPJにて問題ないか確認します。管理者トレーニングで学んだ内容を実際に活かして設定します。 期間：1~2週間。実働5,6時間程度。
07 . データ登録
このステップでは、CIERTOに初期段階で登録しておきたいデータ（現状管理しているデータの移行など）をお客様自身でアップロードいただきます。どのデータをCIERTOに登録するのかを検討し、順次CIERTOに登録していただきます。※お客様からお預かりしたデータをVPJにて登録することも可能です。
期間：運用開始まで随時
08 . テスト運用/社内周知
このステップでは、現場のスタッフなど数名に業務定義で確定した新業務に基づいて操作いただき、問題がないか確認します。必要に応じて、新業務や設定を修正します。大きな問題が発生した場合は、別途お打ち合わせを実施し、問題箇所の修正を行います。
また社内周知も並行して実施します。例えば、上記運用テストに利用部署のユーザーも参加して頂いたり、お客様と弊社で共同でのリリース説明会を実施したりします。※社内周知の方法はお客様によって様々なので、別記事で実例をご紹介します。
期間：約3週間
おわりに
実際はお客様によって、構築する環境がAzure上ではなくオンプレミスのサーバ上であったり、アプリケーション設計を実際に設定しながらトライ＆エラーを繰り返して設定していくパターンなどもあります。また、期間は3か月が基本ですが、より密に打ち合わせを実施し1,2か月で立ち上げする場合もあります。本記事での内容はあくまでも弊社での一般的な例であり、実例はまた別記事で随時更新していきたいと思っておりますのでよろしくお願いします。
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