承認プロセスの課題と解決の為の簡単な手引き

マーケティング担当者が抱える承認プロセスの課題と解決策

マーケティング承認ワークフローの特徴として、素材データの収集段階からコンテンツが作成・承認されるまで社内外の多くの関係者との確認・調整が必要という点があります。

このようにマーケティング承認ワークフローでは関係者が多く、更に組織や状況により変動するため以下の様な課題に直面しています。

非効率的なチャットやメールベースのコラボレーションによる課題

多くの組織は、コミュニケーションとコラボレーションのほとんどを依然としてTeamsやBacklog、メールに依存していますが、こうしたツールは単なる連絡の道具であり、マーケティング承認ワークフローを処理するための理想的なコミュニケーション ツールではありません。

多くのマーケティング担当は各メンバーの指摘内容の取りまとめや、指摘箇所の追跡に時間を費やしているのが現状です。また、沢山の連絡が届くため、チャットやメールを開封して返信を忘れたメンバーを追跡するのが難しく、マーケティング承認プロセスが遅れる可能性もあります。

チャットやメールといった、リアルタイムの通知やリマインダー機能が不足しているツールの場合、フィードバックが遅延することもあるでしょう。つまり、こうしたツールにはマーケティング活動特有のコミニュケーションの柔軟性と透明性がありません。

この課題を解決する為には、プロジェクトメンバーと作成中のコンテンツを共有できるだけでなく、修正の指示やスケジュール管理、承認等のコミニュケーションが柔軟に行えるツールが必要です。

APROOVE Work Managementでは、直観的な操作でコンテンツに対して直接注釈（レビュー）ができる他、特定の部署や関係者だけにレビューを依頼したり、必要であればプロジェクト関係者全員にフィードバックを共有することもできます。また、返信忘れの把握やリマインダー機能により、コミニュケーションの透明性が担保され、プロジェクトの遅延を防止します。

ファイルの変更履歴や最新バージョンの追跡で生じる生産性の低下とミスの発生

専用のバージョン管理/制御機能を持たない旧態依然のチャットやプロジェクト管理ツールでは、マーケティング承認プロセス全体で異なるファイル/アセットバージョンを追跡するのは困難な場合があります。

特に多数のアセットの修正履歴が含まれる場合、チャットをスクロールして特定のバージョンを見つけるのは困難です。承認者は、どのアセットバージョンが最新であるかを認識するのが難しく、古いアセットバージョンに関するフィードバックを提供することにもつながり、無駄な混乱が生じます。また、コンテンツ作成者はマーケティング成果物の作成・最適化ではなく、フィードバックと承認の追跡に多くの時間を費やすことになります。

この課題を解決するためには、ワークフロー自動化ソリューションが必要です。たとえばAPROOVE Work Management は、プロジェクトに追加されたさまざまなバージョンのすべてのフィードバック、返信、および添付ファイルの包括的な記録を管理します。そして新しいアセットバージョンが登録されると、混乱を防ぐために古いバージョンがすぐにロックされます。必要に応じて一つの画面で新旧のバージョンアップを比較することも可能です。

不透明な社内リソースの管理、進捗/タスク管理

承認ワークフローを合理化する上でプロジェクトの進捗/タスク管理の透明性も重要です。

ワークフローを最適化する為には関係する全員が、現在のステータスをリアルタイムで追跡・把握できる必要があります。しかし、分散化されたマーケティング承認プロセスでは、透明性が欠如し、誰が成果物をレビューして承認したかを追跡できません。これにより変更要求や無駄なフィードバックが発生し、プロジェクトが遅延します。

また、チームのメンバーが業務に余裕があるのか、それとも多忙なのかが分かりません。そして、現在はどの工程なのか、メンバーの残タスクは何かを都度チャットで聞いたり、プロジェクト管理ツールを更新しないと把握することができません。

APROOVE Work Management では、内部と外部の両方のレビュー担当者がリアルタイムで進捗状況を簡単に追跡したりレビューすることが出来ます。

さらに、一元化された透過的の高い進行管理を行い、内部および外部の利害関係者の両方が、現在のステータスとこれから実行する必要があるアクションを明確に理解する事が可能になります。

マーケティング担当者が抱える承認プロセスの課題と解決策

以上に述べたとおり、包括的な承認プロセスを設計・構築することで、関係者全員が同じプラットフォーム上でプロジェクトガイドラインや進行状況、レビュー内容を共有でき、承認プロセスの実行手順も漏れなく把握することができます。

承認者はプロジェクトと成果物をよりよく理解でき、各ステップでより多くの情報に基づいた判断ができるため、承認が迅速になりコンテンツのリリース時間が短縮されます。

マーケティング承認ワークフロー構築のメリットを整理すると以下の通りとなります。

■メリット

・プロジェクトの納期を短縮し、締切り内でのプロジェクト完遂を実現。
・マーケティング承認プロセス全体を管理するための一元化されたハブを確保し、成果物の最新バージョンの収集、共有、および追跡に必要な時間と労力が節約可能。
・標準化された一貫した承認プロセスを維持し、混乱や矛盾した承認プロセスによる、コンプライアンスの問題発生リスクを抑止。
・改訂サイクルと改訂要求中のコミュニケーションの遅延を削減。
・利害関係者と承認者を簡単に見つけることが可能。
・プロジェクトの進捗をチームと外部の利害関係者のためにリアルタイムに共有可能。
・最適化された承認ワークフローを実装することで、チームの生産性が大幅に向上。

では、効率的なマーケティング承認プロセスを構築するためにはどうしたら良いでしょうか。

基本的な手順は次のとおりです。

ステップ 1: ワークフローの情報収集及び内部および外部の利害関係者の特定

ステップ 2: 承認マトリックスを作成する

ステップ 3: 承認プロセスの段階を特定する

ステップ 4: ワークフロー図をマッピングする

ステップ 5: 各レビュー段階で認証とアクセスを管理する

ステップ 6: 承認ワークフローを最適化する

最も重要な観点は、最初にワークフローについてできるだけ多くの情報を収集することです。ワークフローに関与するチームメンバーと利害関係者にインタビューし、ワークフローを最初から最後まで観察し分析することです。少なくとも次の情報を収集する必要があります。

・ワークフローの開始と終了のトリガー
・ワークフローを完了するために必要なすべてのタスク
・タスク/ステップの正確な順序
・各タスクの監督と実行の責任者
・各タスクのタイムライン
・各タスクを実行するために必要なリソース/情報

収集できる情報が多ければ多いほど、ワークフロー図/マップはより正確になります。
その為、この作業には時間をかける必要があります。

プロセスの分析・構築の具体的な手法を知りたい場合や支援が必要な場合には、VPJにぜひご相談下さい。