ワークフローの自動化で業務改革！理想的なコンテンツ制作とは？

1. コンテンツ制作業務におけるワークフローの自動化とは

1.1 ワークフロー自動化による効率化の実現

コンテンツ制作は、企画、ライティング、校閲、デザインなど多岐にわたる工程が連続して進行します。その一つ一つの工程が複雑に絡み合っていることで、各工程を担当する関係者間で日常的に煩雑なコミュニケーションが発生しているのが大きな特徴です。そこに多くの時間と手間が発生し、生産性や品質の低下を招いております。

制作進行は、媒体/コンテンツの種別によって関わる関係者が大きく異なり、社内だけでなく外部のパートナーも巻き込み進行します。そのため、どうしてもワークフローやコミュニケーションが煩雑になり、無駄な時間が発生しやすい傾向があります。その中でワークフローの自動化は、コンテンツ制作業務の効率化において非常に重要な役割を果たします。今日では、コンテンツ制作のような専門性の高い業務についてもワークフローを自動化するツールやサービスが登場しています。現状のコンテンツ制作業務の課題を洗い出し、これらのサービスを最大限に活用して業務改革に取り組むことが大切です。

1.2 タスク管理とリソース最適化の具体的な方法

ワークフローの自動化がもたらす大きな効果の一つが、タスク管理とリソースの最適化です。これらはメンバーの生産性や業務効率を大幅に向上させ、業績にも直結します。

1.3 オンラインコラボレーションによる効率化

制作工程では、日常的にタスクの依頼や校正・修正の確認、承認依頼など様々なコミュニケーションが発生しています。外部のパートナーも関わるため制作工程をオンライン化することで、飛躍的に生産性が向上します。作業の進捗状況や変更点がタイムリーに共有され、迅速な意思決定と効率的なプロジェクト進行を実現します。ワークフローの自動化は、オンラインコラボレーションの推進に大きく貢献します。タスクの連絡や確認依頼、締切の連絡などワークフローを自動化することで、タスクの待ち時間や作業の手戻り、誤認によるミスなどを防ぐことが可能です。業務プロセスをスピードアップし、業務の進行を阻むボトルネックを取り除くことにより生産性を引き上げます。また、リモートワークやディスタンスワークが増える現在の状況下でも、効率的な作業管理が可能です。

2. 承認ワークフローの自動化によりコンテンツの品質向上

承認ワークフローの自動化こそが、コンテンツ制作における品質向上の鍵となります。その理由と具体的な方法について詳しく見ていきましょう。

2.1 コンテンツ種別に合わせて柔軟に設定可能な承認ワークフロー

承認ワークフローの自動化により、品質向上の一助となるだけでなく、生産性の向上や効率化にもつながります。例えば、商品パッケージ、紹介サイト、広告コピー、ニュースレター等、コンテンツの種類によって求められる品質や承認者は異なります。そのため、各コンテンツ種別に対応した承認フローを組むことが求められます。これにより、各コンテンツごとの品質維持や一貫性を担保しつつ、作業の効率化を図ることができます。

また、承認ワークフローを自動化することで待ち時間の削減、作業者間のコミュニケーションの効率化、タスクの追跡や進捗管理の容易性など、業務運営における数々のメリットを享受することが可能となります。重要なポイントやチェック項目を明確化し、一元管理することで見落としや二重作業を防ぎ、効率的に業務を進行させることができます。

2.2 適切な承認プロセスによりコンテンツの品質向上

コンテンツの完成物として、高い品質を維持するためには適切な承認プロセスが欠かせません。これは、コンテンツの信憑性と統一感を保つ、さらには法的リスクを避けるための重要な手段です。承認プロセスは、通常、原稿やデザインの確認、改訂、最終的な承認といった一連のステップからなります。承認プロセスの自動化により、それぞれのステップで必要なフィードバックを即座に得ることができ、改善や修正のための時間をより多く確保することができます。

自動化されたプロセスでは、すべての関係者が更新をリアルタイムで見ることができ、承認を必要とするタスクが終了した際には自動的に次のステップへと進行します。また、誤情報や不適切なコンテンツが公開される前に検出し、修正することが可能です。これにより、企業の信頼感を損なうことなく、安全かつ効率的に高品質なコンテンツを提供することができます。

2.3 誤記・誤掲載等のミス削減と法的リスク回避

ワークフローの自動化により、誤記や誤掲載などのヒューマンエラーを削減することが可能になります。順序立てて行うべき作業や承認フローが自動化されることで、不必要なミスを未然に防ぐ効果があります。それぞれのタスクに明確な割り当てがされ、各段階での確認と承認が設けられることで、最終的な出力物にミスが混入するリスクが大幅に減少します。

これらのミス削減は法的リスクの回避にも寄与します。特にコンテンツ制作業務では、誤った情報の公開や著作権侵害といった問題が生じる可能性があります。自動化されたワークフローでは、各ステージでのチェックが行われ、適切な承認プロセスが組み込まれているため、これらのリスクを大幅に軽減することができます。承認フローの自動化によるミスの削減と法的リスクの回避は、企業にとって大きな価値を持つと言えるでしょう

3. 制作ワークフローを自動化するソリューション

VPJが提案する「APROOVE Work Management」 は、コンテンツ制作のためのワークフロー管理と自動化ソリューションです。制作業務で必要とするタスク管理や校正・承認プロセスを網羅し、導入する業界や制作する媒体ごとに合わせて最適なワークフローの設計を実現します。また業務工程におけるスケジュール管理と、オンラインコミュニケーション機能を組み合わせることで、プロジェクト業務全体の効率を向上します。実際に導入した企業では、大手百貨店で年間19,000時間の削減に成功しています。「APROOVE Work Management」の詳しい紹介はこちらになります。皆様の制作業務改善にお役立てください。