情報資産管理とは？競争力を強化する注目のITツールご紹介
情報資産は、現代のビジネスにおいて最も価値ある経営資源の一つです。顧客情報やデジタルデータ、製品情報など、多種多様なデータが企業の成長を支えています。しかし、これらの情報を適切に管理できていない企業は少なくありません。情報資産を管理することの重要性を理解し、適切な方法で運用することは、競争力を高めるための第一歩です。本コラムでは、情報資産管理の基本から、それを強化するための注目のITツール、そして成功のポイントまでを詳しく解説します。
1.情報資産管理とは
1-1 情報資産の定義と種類
情報資産とは、企業が保有する価値ある情報全般を指します。具体的には以下のような種類があります。
- デジタルデータ：画像、動画、プレゼン資料、広告素材など
- 知的財産：特許、商標、設計図、ブランドロゴなど
- 顧客情報：顧客の連絡先、購入履歴、行動データなど
- 製品情報：製品の仕様、価格、説明文、マーケティングデータ
- ナレッジ：業務マニュアル、社内ノウハウ、FAQなど
1-2 情報資産管理の目的
情報資産管理の目的は、企業が持つ情報の価値を最大限に引き出し、ビジネスを効率化することにあります。以下はその主なメリットです。
- 業務効率の向上：必要な情報を迅速に取得できる環境の構築
- リスク回避：情報漏洩やデータ紛失の防止
- 競争力の強化：市場や顧客ニーズへの迅速な対応
2. 情報資産管理の課題
2-1 情報の増加と管理の難しさ
デジタル時代の到来により、企業が扱う情報量は飛躍的に増加しています。電子メール、チャット履歴、動画、製品データなど、多種多様な情報が日々生成され、保管される一方で、それらの整理と管理は追いついていないのが現状です。特に、部署ごとに異なる管理方法が採用されていたり、同様のデータが別々のシステムに分散されて管理されている場合、情報を必要なタイミングで見つけることが困難になります。その結果、従業員が情報を探す時間が増え、業務効率が低下するケースが後を絶ちません。また、膨大な情報を保管するためのコストやセキュリティリスクも企業にとって大きな負担となっています。
2-2 誤った管理がもたらす影響
情報資産を正しく管理できないことは、企業に深刻な影響を及ぼします。データ検索に時間を要し生産性が低下するだけでなく、重要なデータが埋もれてしまい、再作成しなければいけないケースが発生したり、重要な意思決定の遅延により経営に影響を及ぼすリスクも発生します。また、法令に則ったデータ管理が行われていない場合、コンプライアンス違反により罰金や評判の損失といった重大なリスクに直面する可能性もあります。さらに、顧客情報や製品情報の漏洩が発生すれば、企業への信頼は大きく揺らぎ、ビジネスチャンスを失う結果にもなりかねません。このようなリスクを回避するためには、適切な情報資産管理が欠かせません。
2-3 情報資産管理で注目されるITツールとは
情報資産管理において、顧客情報や財務データといった基幹系の情報は、ERPやCRMなどのシステムを通じて従来から適切に管理されている企業が多く存在します。これらは業務運営の基盤となる情報であり、管理の重要性が早くから認識されてきました。一方で、近年急増している デジタルアセット（例：画像、動画、音声など）や 製品情報（例：製品仕様、商品説明、価格情報など）は、その管理が後回しにされているケースが多いのが現状です。 特に、デジタルアセットの利用頻度が増加する中で、ブランドイメージの統一やコンテンツの再利用が難しい状況に陥っている企業も少なくありません。同様に、製品情報についても、ECサイトやマーケティングチャネルの増加により、一貫性のあるデータ管理が求められています。これらの背景から、デジタルアセット管理（DAM）や製品情報管理（PIM）の導入が注目を集めるようになってきました。
これらのツールは、情報資産の効率的な管理と活用を可能にするだけでなく、業務プロセス全体の生産性向上にも寄与します。以下では、具体的にDAMとPIMの重要性と、それぞれがもたらすメリットについて詳しく解説します。3. 情報資産管理を強化するDAMとPIMとは？
3-1 デジタルアセット管理（DAM）
DAM（Digital Asset Management） は、画像や動画などのデジタルコンテンツを一元的に管理するためのツールです。メタデータ管理により、膨大なデータの中から即座に必要なデータを探し出すことができます。そのほか、画像や動画の変換機能やバージョン管理機能、ダウンロード承認機能など豊富な機能が搭載され、企業のデジタルコンテンツの管理・活用を支援します。 一方でDAMを導入しない場合には次のようなデメリットが発生します。
- ブランドイメージの一貫性が失われる：管理されていない状態では、異なる部署や担当者が同じロゴや画像を異なるバージョンで使用することがあり、ブランドの統一性が崩れる可能性があります。
- 検索時間の増加：膨大なデジタルコンテンツの中から目的のファイルを探す作業が頻発し、従業員の生産性を著しく低下させます。
- コストの増大：同じコンテンツが重複して作成されることで、不要な制作費用がかさむだけでなく、ストレージの使用量も増加します。
3-2 製品情報管理（PIM）
PIM（Product Information Management） は、製品情報の一元管理を実現し、各チャネルでの一貫性を保つための強力なツールです。製品名、製品のスペック、サイズ、性能、JANコードといった製品に関する様々な情報を統合管理します。製品情報は、ECサイト、製品サイト、カタログ、SNSなど様々な媒体に掲載されますが、PIMで最新の情報を管理することで、各媒体に素早く一貫性のある情報を配信することが可能です。 一方でPIMを導入しない場合には次のようなデメリットが発生します。
- 情報の分散と整合性の欠如：異なる部門やシステムで製品情報が管理されると、各チャネルで異なるデータが使用される可能性があり、顧客に混乱を招くリスクがあります。
- マーケティング活動の非効率化：正確な製品情報が迅速に提供されないことで、マーケティングキャンペーンや販売戦略の実行が遅れる恐れがあります。
- 顧客体験の質の低下：顧客が必要とする製品情報をタイムリーかつ正確に提供できないことで、信頼を損なう可能性があります。
DAMとPIMは、情報資産管理の効率化を実現するだけでなく、これらのデメリットを解消し、企業の競争力を飛躍的に向上させる鍵となるツールです。また、DAMとPIMは別々のシステムで管理されるケースが多くありますが、国内唯一、DAMとPIMをひとつのパッケージにしたソリューションとして、「CIERTO」というソリューションがございます。ご興味ある方は、是非以下のリンクより詳細資料のダウンロードをお願いします。
4.まとめ
今こそ、情報資産管理の見直しと強化を進め、未来に向けた競争力を築く時です。ツールの導入と運用体制の構築を通じて、企業のポテンシャルを最大限に引き出しましょう。
