ライセンシーは、IPを活用して魅力的な商品やコンテンツを届けたいと考えています。しかし実際には、承認プロセスの遅れや煩雑な手続きが制作現場の大きな負担となり、スピード感を持った展開を阻んでいます。ここでは、ライセンシーが日々直面している代表的な課題を整理します。

1-1. 承認待ちによる業務停滞

IP利用において最も頻繁に発生する課題のひとつが「承認待ちによる業務の遅延」です。
申請が承認者のデスクで止まってしまうと、制作や販促のスケジュールがズレ込み、結果的に販売開始やキャンペーン公開のタイミングを逃すことにもつながります。

特に複数の承認者を経由する場合、1人の承認が遅れるだけで全体の進行が停滞してしまうのは珍しくありません。加えて「誰の承認で止まっているのか」が分かりにくいケースも多く、ライセンシー側は催促や確認に余計な労力を費やしています。

このような遅延は単なる業務効率の低下にとどまらず、販売機会の損失や取引先との信頼関係悪化にもつながりかねない深刻な課題といえます。

1-2. キャラクターごとに異なる承認ルート

ライセンシーにとって大きな負担となっているのが、「利用するキャラクターやIPによって承認ルートが異なる」という点です。人気キャラクターであれば厳格な審査や複数部門による承認が必要となり、一方で利用範囲の広いキャラクターであれば比較的スムーズに進む、といったようにフローが統一されていません。

この違いは当然ながら権利保護の観点から必要な仕組みですが、実務の現場では「今回の案件は誰の承認を経る必要があるのか」「承認者は何人になるのか」を毎回確認しなければならず、その度に人手による調整が発生します。特に初めて利用するキャラクターの場合、承認ルートを探り当てるだけで時間がかかってしまうことも少なくありません。

こうした状況は、ライセンシー側にとっては制作のスピードを鈍らせる要因となり、IP所有者側にとっても「承認ルールが複雑で分かりにくい」という印象を与えてしまうリスクがあります。結果として、双方のコミュニケーションコストが増大し、承認フローそのものがビジネスの足かせとなってしまうのです。

1-3. 書類・申請フォーマットの煩雑さ

IP利用の承認フローでは、ライセンシーが提出する申請書類やフォーマットの煩雑さも大きな課題です。利用する媒体や商品ジャンルごとに必要な記載事項が異なり、時にはキャラクター単位で細かい条件が設定されているケースもあります。結果として、申請フォームが複雑化し、記入ミスや必要情報の抜け漏れが頻発してしまいます。

一度不備が見つかると、再申請や修正依頼が発生し、そのやり取りだけで数日から数週間かかってしまうことも珍しくありません。特に短納期での制作・販売を予定している場合、承認フローの遅れが直接的に市場投入の遅延につながり、ライセンシー側の大きな機会損失となってしまいます。

さらに、承認書類が紙ベースやメール添付でやり取りされるケースも残っており、どの申請が最新なのか、誰が確認済みなのかを追跡するのが困難になることもあります。このような「書類まわりの煩雑さ」は、ライセンシーにとっては時間的コスト、IP所有者にとっては管理リスクの双方を増大させているのです。

一方で、IP所有者にとっても承認フローは重要な責任を伴う業務です。ブランド価値を守りつつ、利用を適切にコントロールするために多くの確認作業が発生し、担当部門には大きな負荷がかかっています。ここからは、IP所有者側の視点で浮かび上がる課題を見ていきましょう。

2-1. 権利管理の煩雑さ

IP所有者にとって避けて通れないのが、権利管理の複雑さです。キャラクターや作品ごとに契約内容や利用条件が異なり、利用可能な媒体、地域、期間など細かい制約を把握したうえで承認判断を下す必要があります。これらを一つひとつ確認する作業は膨大であり、法務やライセンス管理部門に大きな負担をかけています。

さらに、条件の確認は属人的になりやすく、担当者の知識や経験に依存するケースが少なくありません。担当者が変わると承認スピードや判断基準が揺らぎ、申請者側との認識齟齬が生じるリスクもあります。こうした不安定さは、最終的にライセンシーとの信頼関係にも影響しかねません。

また、契約条件の更新や追加が発生するたびに、過去の情報との整合性を取る作業も発生します。情報の管理が分散していると、最新の契約条件を参照できず、誤った承認をしてしまう危険もあるのです。権利を守るための管理が、逆に業務全体の停滞要因となっている状況は、IP所有者にとって深刻な課題といえるでしょう。

2-2. コンテンツと権利情報が別管理による混乱

IP管理において、よく見られる課題の一つが「コンテンツと権利情報が別々のシステムで管理されている」という状況です。たとえば、キャラクターのデザインデータは制作チームが使うアセット管理システムに保存され、一方で契約条件や権利情報は法務部門の別システムに保管されている、といったケースです。

このように情報が分断されていると、承認フローの中で「このデザインデータに適用される契約条件は何か」を確認するたびに、担当者が複数のシステムを行き来する必要が生じます。その結果、作業に時間がかかるだけでなく、参照する情報が古いまま承認が進んでしまうといったリスクも発生します。

また、ライセンシーからの申請に対して「このデータは利用可能か？」を即答できず、確認のために社内調整や部門間のやり取りが発生することもしばしばあります。こうした運用は、承認フロー全体を複雑化させ、双方にとって余計なストレスとコストを生み出しているのです。

ここまで見てきたライセンシー側・IP所有者側それぞれの課題には、共通する根本原因があります。それは承認フローが人に依存していること（属人化） と、コンテンツと権利情報が分断されていること（情報分断）です。

属人化によって、承認ルートや判断基準が担当者の知識や経験に左右され、安定したフローが確立できません。担当者の不在や異動が業務全体に影響するリスクも高まります。

一方、情報分断は「コンテンツは制作部門の管理下、権利情報は法務やライセンス部門の管理下」といったように、システムや組織の境界によって情報が分かれてしまうことに起因します。この分断があるために、承認に必要な情報をひとつの場所で確認できず、二重三重のチェックや社内調整が発生しているのです。

つまり、承認フローにおける停滞や混乱は、単なる作業上の手間ではなく「属人化と情報分断」という構造的な問題から生じています。これを解消しない限り、部分的な改善では根本的な効率化は難しいのです。

ライセンシーとIP所有者双方が抱える課題の本質は「属人化」と「情報分断」にありました。この2つを同時に解消する手段として注目されているのが、DAM（デジタルアセット管理システム）を活用した承認フローの整備です。
DAMは単なるコンテンツ保管庫ではなく、承認ワークフローや権限管理の機能を備え、コンテンツと権利情報を一元的に扱える基盤として進化しています。
ここからは、DAMを導入することでどのように承認フローが改善されるのかを具体的に見ていきましょう。

4-1. コンテンツと権利情報を一元管理

IP管理の現場では、キャラクター画像やロゴ、グッズのデザインデータなど、多種多様なコンテンツが日々やり取りされています。これらを整理するために「オンラインストレージにまとめて保存しているから大丈夫」と考える方も多いでしょう。確かに、コンテンツそのものを一箇所にまとめておくことは大事です。しかし、それだけでは承認フローや権利管理の課題は解決できません。
なぜなら、コンテンツには必ず「利用条件」がセットで存在しているからです。
例えば、あるキャラクター画像ひとつをとっても下記のような利用条件があります。

• 利用可能な期間はいつからいつまでか
• 使用できる媒体はWebなのか、印刷物なのか、グッズなのか
• 地域は国内限定か、海外展開も可能か
• 注意事項（改変禁止・サイズ比率の制約など）は何か

こうした条件を無視してコンテンツを利用すれば、契約違反やブランド毀損につながるリスクがあります。

4-2. オンラインストレージとDAMの違い

オンラインストレージは「ファイルを置く場所」としては便利ですが、そこには利用条件やルールが紐づけられていません。そのため、承認者や利用者は「このファイルにどんな制約があるのか」を別の資料やシステムで調べる必要があり、確認の手間や見落としのリスクが生まれてしまいます。
一方でDAMでは、コンテンツとその利用条件をセットで一元管理できます。デザインデータを開いたときに、同じ画面で「利用可能期間」「利用範囲」「注意事項」が確認できれば、承認や利用判断は格段にスムーズになります。

■DAMによる一元管理のメリット

• コンテンツ利用条件がすぐ分かる
  →誤用やトラブルを防止
• 確認作業が効率化
  →承認者も利用者も同じ情報を見られる
• 情報の分断を防止
  →コンテンツとルールがバラバラに存在せず、常に最新状態で紐づいている
• 属人化を回避
  →特定の担当者の記憶や経験に頼らず、誰でも正しい情報にアクセス可能

つまり重要なのは「コンテンツそのものを集める」ことではなく、コンテンツと利用条件をセットで管理する仕組みを持つことです。この違いこそが、IP管理を効率化し、ブランドを守る第一歩となります。

4-3. ワークフローの自動化

承認フローの停滞や煩雑さを解消するには、人手に依存した承認プロセスをシステム化することが欠かせません。特にDAMを活用することで、これまで属人化していた承認ルートをあらかじめテンプレート化し、状況に応じて自動で承認フローを振り分けることが可能になります。

• キャラクターごとのルート設定：
  人気キャラクターは厳格に複数承認、汎用キャラクターは簡易承認、といったルートをあらかじめ登録。申請のたびに「誰の承認が必要か」を確認する必要がなくなる。
• 承認プロセスの見える化：
  どの承認段階で止まっているのかをシステム上で確認でき、催促や進捗確認の工数を削減。
• リマインドや通知機能：
  承認が滞っている場合に自動でアラートを出し、担当者にリマインドを送ることでフロー全体を前に進める。

このように、承認フローをシステム上で自動化・可視化することで、ライセンシー側は「誰に、どの順番で、いつ承認を取ればいいのか」という悩みから解放されます。一方でIP所有者にとっても、ルールに沿った承認が確実に行われるため、判断基準のばらつきやヒューマンエラーを防止できます。
結果として、「承認が止まっている理由がわからない」「承認者を探して右往左往する」といった従来の非効率は大幅に削減され、スムーズで透明性の高いワークフローが実現されるのです。

4-4. 真贋チェックとの連携

IP承認フローの中で欠かせないのが「提出されたコンテンツが正しいかどうか」を確認する真贋チェックです。従来は、担当者が目視や経験に頼ってロゴの比率やカラーコード、キャラクターのポーズや配置などを確認してきました。しかし、この方法では時間がかかるだけでなく、人によってチェック精度に差が出るという課題がありました。
DAMを活用することで、この真贋チェックにも仕組みを組み込むことが可能になります。

• 承認フロー内でガイドラインと自動照合：
  登録されたブランドガイドラインや利用条件と突き合わせて、不適合があれば自動で警告。
• 履歴管理との連携：
  過去に承認された正規データとの比較ができ、不正な改変や古い素材の誤用を防止。
• 承認者へのサポート情報提示：
  承認画面で「利用可能範囲」「注意事項」を同時に表示し、確認漏れを防ぐ。

このように、真贋チェックをシステムに組み込むことで、承認者の負担は大幅に軽減されます。人の目での最終確認は必要ですが、システムが「ルールから外れていないか」を先にチェックしてくれるため、承認者は安心して判断できるのです。 結果として、「ブランドを守るために必要な厳密さ」と「承認スピードの確保」という本来相反しがちな要素を両立することが可能になります。

ここまで見てきたように、DAMを活用してコンテンツと権利情報を一元管理し、承認ワークフローを自動化・最適化することで、ライセンシーとIP所有者双方が抱えてきた課題は大きく解消されます。単なる業務効率化にとどまらず、信頼関係やブランド価値にも良い影響をもたらす点がポイントです。ここでは、承認フロー改善によって得られる具体的な効果を整理します。

5-1. 承認スピードの向上

最も分かりやすい効果が、承認までのスピードが格段に早まることです。これまで「承認者探し」「進捗確認」「書類のやり直し」などに費やされていた時間が、システムの自動ルート設定やリマインド機能によって解消されます。

• ライセンシー側は、申請から承認までのタイムロスが減少し、制作や販促のスケジュールを計画通りに進めやすくなる。
• IP所有者側は、承認が迅速に進むことでライセンス収益を早期に確定できる。

スピード感が増すことで市場投入のタイミングを逃さず、ビジネスチャンスを最大化できるのです。

5-2. 信頼関係の強化

承認フローの改善は、単に業務を効率化するだけでなく、ライセンシーとIP所有者の間にある 信頼関係を強固にする効果ももたらします。従来の承認プロセスでは「なぜ承認が遅れているのか分からない」「条件が案件ごとに変わるので不透明」といった不満が生まれやすく、両者のコミュニケーションに摩擦が生じていました。しかし、DAMによって承認ルートや利用条件がシステム上で明確になれば、「誰が」「どの条件で」「どの段階まで進んでいるか」が可視化され、透明性が高まります。

この透明性は、ライセンシーに安心感を与えると同時に、IP所有者にとっても「ルールが遵守されている」という確信を持てる大きな要因となります。結果として、両者の関係は単なる申請・承認のやり取りに留まらず、ブランドを共に育てていくパートナーシップへと進化していくのです。

5-3. ブランド価値と収益の最大化

承認フローを整備することは、単なる効率化や負担軽減にとどまらず、ブランド価値の維持・向上、さらには収益の最大化へと直結します。承認プロセスが明確化され、利用条件が一元的に管理されていれば、不適切な利用や契約違反を未然に防ぐことができます。これにより、ブランドイメージが守られ、長期的な信頼が積み重なります。ブランド毀損のリスクを抑えることは、IP所有者にとって極めて重要な価値の保全です。

さらに、ライセンシー側にとっても、承認スピードの向上により新商品の市場投入や販促施策の展開を計画通りに実行できるようになります。結果として、売上機会を逃さず、より多くの収益を確保することが可能になります。

つまり、承認フローの改善は 「ブランドを守る仕組み」であると同時に「収益を最大化する仕組み」でもあるのです。業務の効率化がそのままビジネス成長につながる点が、この取り組みの大きな意義といえるでしょう。

これまで見てきたように、IP承認フローにおける大きな課題は「属人化」と「情報分断」でした。これを解決するシステムとして、実際に多くの企業で導入されているのがCIERTO（シェルト）です。CIERTOはデジタルアセット管理（DAM）を基盤としたソリューションで、コンテンツの一元管理から承認ワークフローの自動化までを実現します。
ここでは、CIERTOが具体的にどのように承認フローの効率化を支援するのかを整理します。

■コンテンツと権利情報をセットで管理

• デザインデータと利用条件を紐づけて管理し、申請・承認時に常に最新の条件を確認可能。
• ストレージ保存だけでは実現できない「ルール付き管理」を実現。

■承認ワークフローの可視化と自動化

• キャラクターや媒体ごとに異なる承認ルートをテンプレート化。
• 進捗状況をシステム上で確認でき、承認の滞留や抜け漏れを防止。

■真贋チェックとガイドライン遵守の仕組み化

• 登録済みのガイドラインや過去承認データと照合し、誤用や不正改変を未然に防ぐ。
• 担当者の経験や勘に頼らず、システム上で統一基準を担保。

このように、CIERTOはIP所有企業にとって「ブランドを守りながら効率化を実現する承認基盤」として機能しています。単なる業務効率化のツールではなく、ライセンシーとIP所有者双方の信頼関係を支える仕組みとしての役割を果たしているのです。CIERTOに関する詳細の紹介は、こちらのCIERTO製品サイトもしくは以下の資料ダウンロードよりご確認ください。

ライセンシーとIP所有者が抱える承認フローの課題は、放置すれば業務効率だけでなくブランド価値や収益にも影響を及ぼしかねません。だからこそ、コンテンツと権利情報を一元管理し、承認プロセスを仕組みとして整えることが重要です。
CIERTOのようなソリューションを活用すれば、双方にとって安心かつスムーズな承認フローが実現し、信頼関係の強化にもつながります。これを機に、自社の承認フローを見直し、より良い仕組みの導入を検討してみてはいかがでしょうか。