遵守すべき規制としては、GMP（Good Manufacturing Practice）や薬機法、景品表示法などがあり、製薬・化粧品業界は、日々変化する規制に準拠したデザインや情報表示を行う必要があります。しかし、実際には規制の変更に対応しきれなかったり、品質管理体制が十分に整備されていなかったりすることが要因で表示の誤りが発生しています。また、商品企画段階においては、成分や原材料の変更が発生することが多く、商品企画と広告やパッケージのデザインが平行して行われる場合には、常に最新の正しい情報を反映させる必要があり、その対応は容易ではありません。そのほかにも使用方法や注意書きの変更、環境への配慮やサステナビリティの表示追加、広告内容の変更など様々なケースが考えられます。

これらの変更は迅速に行われる必要がありますが、その変更を反映する過程でミスが生じるケースが多くなっています。広告やパッケージデザインは外部のデザイン制作会社に依頼しているケースも多く、変更内容を伝える過程での伝達ミスや誤認識が発生してしまうケースが多発しています。また、同じデザインで変更箇所が複数箇所になることも多くありますが、そのうちの1箇所だけ変更の反映が漏れてしまうというケースもあります。さらに最終的には専門的な知識をもった人や部門が規制を遵守した表現になっているか審査チェックを行いますが、その指摘があるたびにデザインに修正を反映し、再び審査チェックに回すといった煩雑なコミュニケーションが発生しています。多くの人が介在し、複雑なプロセスを繰り返す過程で伝達ミスや確認漏れなどが発生し、最終的に誤った表示のまま世の中に出てしまうケースがあります。

製薬・化粧品業界において、デザインや情報表示の誤りを防ぐためには、慎重な対策と確実なプロセスが必要です。 まず、専門家のコンサルティングを受けることはとても有効です。製品デザインや情報表示に関する専門家や法務アドバイザーと協力することで、規制要件に適合するようなデザインを検討し、誤りや問題を未然に防ぐことができます。専門家のアドバイスは、複雑な規制環境を正しく理解し、適切に対応するための重要な手段です。

また、品質管理体制の確立も欠かせません。品質管理体制を整備し、デザインや情報表示の変更についての明確な基準を設けることで、ミスを防ぐことができます。品質管理チームが定期的に製品デザインと情報表示を監視し、規制要件との整合性を確認することが重要です。このような体制により、内部のチェック機能が強化されることで、誤りを早期に発見することができます。

さらに、最新のテクノロジーの活用はデザインや情報表示の誤りを防ぐ上で非常に重要です。デジタルツールや専門ソフトウェアを活用することで、正確な情報表示を行うことが可能になります。例えば、デザインのレビューや承認プロセスを自動化することで、人的ミスを最小限に抑え、厳密なレビューを徹底することが可能になります。これにより、プロセスの透明性と効率性が向上し、品質の確保が容易になります。

これらの対策を組み合わせることで、製薬・化粧品業界におけるデザインや情報表示の誤りを最小限に抑え、製品の安全性と信頼性を確保することができます。
次にデザインや情報表示の誤りを防ぐ、最新のテクノロジーを紹介します。

デザイン/情報表示の誤りを防ぎ、広告やパッケージデザインの品質向上と制作工程における生産性向上を実現するITソリューションとして、「APROOVE WM」(アプルーブ ワークマネジメント)という製品があります。製薬や化粧品メーカーはもちろん、食品業界、金融業界など広告や販促物のデザイン/情報表示に特に気を使わなければいけない業界においては必須のソリューションです。世界中ですでに多くの企業が導入しており、情報表示の誤りを防ぐだけでなく、適切な承認プロセスと自動化を組み合わせることでコンテンツ制作における飛躍的な生産性向上を実現しています。

＜主要な機能とメリット＞
オンライン校正とレビュー:
APROOVE WMは、複数の関係者がリアルタイムでデザインをレビューし、オンライン校正を行うことが可能です。この機能により、あらゆる関係者の修正指示が一箇所に集約され、コミュニケーションミスや修正漏れのリスクが大幅に減少します。多くの関係者がレビューしますが、販促部の注釈や法務アドバイザーの注釈など表示を切り替えも可能なため、漏れなく修正箇所をデザインに反映することが可能です。

承認ワークフローの自動化:
APROOVE WMは、制作するコンテンツに合わせて柔軟にプロジェクトワークフローを設計し自動化することができます。この自動化には、レビュー段階設定、承認フロー、自動通知などが含まれます。各プロセスステップを明確に定義し、タスクの割り当てを自動化することで、重要なコンプライアンスステップの見落としを防ぎ、厳密なレビューを確保します​。

バージョン管理と承認ログ:
APROOVE WMは、すべてのドキュメントとデザインに対して包括的なバージョン履歴を保持しています。この機能は変更を追跡し、最新かつ正確な情報が使用されていることを保証するために重要です。また、コンプライアンス監査の際には、すべての修正および承認ログから記録として保管しております​。

プロジェクトとスケジュール管理:
APROOVE WMは、プロジェクトのステータスと各タスクの進捗状況をリアルタイムで把握できる強力なプロジェクト管理を実現します。これにより、スケジュール通りにプロジェクトを進行させ、品質を犠牲にすることなく期限を守ることができます。スケジュール管理機能には、自動リマインダーと更新が含まれ、チームメンバー全員が自分の責任と今後のタスクを把握できるようにします​ 。

チームコラボレーション:
APROOVE WMの統合コミュニケーションツールは、チームメンバー間のシームレスなやり取りを促進します。これらのツールは、特定のプロジェクトに関連するチャットやディスカッションスレッドをサポートし、問題を迅速に解決し、すべての関係者が同じ認識を持つことができます。これにより、コミュニケーションエラーのリスクが減少し、すべての修正指示やコメントに対して適切に対処されるようになります​。

これらの機能を組み合わせることで、APROOVE WMは、製薬・化粧品業界におけるデザインや情報表示の誤りを最小限に抑え、製品の安全性と信頼性を確保します。これは、規制の遵守だけでなく、ブランドの評判を守り、コストのかかるリコールのリスクを低減するためにも非常に重要です。APROOVE WMについては、本コラムで紹介しきれない機能もたくさんあります。ご興味ある方は、お気軽にお問合せください。

製薬・化粧品業界は規制順守だけでなく、製品の安全性や消費者への適切な情報提供に厳重な注意を払う必要があります。また、デザインや情報表示の誤りは冒頭に記載した通り、重大なリスクを招きかねません。現状の業務フローを分析し、本コラムで紹介した対策が実現できているか調査してみてはいかがでしょうか。また、最後に紹介したAPROOVE WMの詳しい紹介については、製品サイトをご確認ください。